Voorkeur/Gekose Naam Prosedure
1. Definisies
1.01 Voorkeur/Gekose Naam – Die naam waarmee 'n individu geken wil word en in Kollege-stelsels wil verskyn en wanneer hy daaglikse Kollege-besigheid bedryf omdat dit daardie individu se geslag, kultuur en ander aspekte van sosiale identiteit bevestig. Die voorkeur/gekose naam sal uit 'n voorkeur/gekose voornaam bestaan. Die voorkeur/gekose naam beïnvloed nie die individu se middel- of van nie, wat die individu se wettige naam moet bly.
1.02 Wettige Naam – Die naam wat op 'n individu se wettige identifikasie aangeteken word en op formele regsrekords by die Kollege gebruik word.
2. Versoek 'n Voorkeur/Gekose Naam
2.01 Om 'n voorkeur-/gekose naam na toelating tot die Kollege te versoek, moet 'n student die Voorkeur/Gekose Naamversoekvorm voltooi (https://myhudson.hccc.edu/registrar).
2.02 Om 'n verandering in voorkeur/gekose naam aan te vra of om terug te keer na die gebruik van 'n wettige naam, moet die student 'n nuwe Voorkeur/Gekose Naamversoekvorm voltooi.
2.03 Om 'n voorkeur/gekose naam aan te vra, om 'n voorkeur/gekose naam te verander of terug te keer na die gebruik van 'n wettige naam, moet Kollege se fakulteit of personeel Menslike Hulpbronne kontak.
3. Goedkeuring en verbode gebruik
3.01 Wanneer 'n individu die gebruik van 'n voorkeur/gekose naam versoek, sal die individu se rekords opgedateer word om die voorkeur/gekose naam betyds te vertoon, tipies binne vyf (5) werksdae, behalwe in die volgende omstandighede:
a) Die naam is bedoel om die persoon se identiteit wanvoor te stel en/of om die identiteit van 'n ander persoon of organisasie te misbruik.
b) Die gebruik van die naam is 'n poging om 'n wetlike verpligting te vermy.
c) Die voorkoms van die gevraagde naam op die Kollege ID of ander rekords sal skadelik wees vir die reputasie of belange van die Kollege; en/of
d) Die naam is neerhalend, obseen, dra 'n aanstootlike boodskap oor, of is andersins onvanpas.
Indien die voorkeur/gekose naam om enige een van hierdie vier redes verbied word, behou die Kollege die reg voor om die versoek vir gebruik van 'n voorkeur/gekose naam te weier. In hierdie omstandighede sal die individu wat die voorkeur/gekose naam versoek, in kennis gestel word van die rede(s) vir weiering en die geleentheid gebied word om die bekommernisse aan te spreek. Die finale bepaling sal gemaak word volgens die redelike diskresie van die Hoof Studentesake Beampte (of aangewese) vir studente of die Hoof Menslike Hulpbronne Beampte (of aangewese) vir Kollege se fakulteit en personeel.
4. Voorkoms van die Voorkeur/Gekose Naam
4.01 Sodra dit goedgekeur is, sal die voorkeur/gekose naam verskyn en gebruik word in die volgende Kollege-dokumente, -stelsels en -prosesse:
a) Hudson County Community College ID-kaart (ID)
i. Studente sal dalk 'n ID met 'n wettige naam moet gebruik om kliniese of internskapterreine te betree.
ii. Sodra dit goedgekeur is, kan individue 'n ID-kaart kry met die voorkeur/gekose naam op die kaart gedruk in die plek van die wettige naam. Die eerste kaart wat uitgereik is met 'n voorkeur-/gekose naam ingeprent sal gratis verskaf word. Indien 'n vervangingskaart versoek word, sal die normale fooi vir die uitreiking van 'n plaasvervangerkaart van die individu gehef word.
b) Kollege e-pos
c) Klasroosters
d) Advieslyste
e) Leerbestuurstelsel (Canvas)
f) "MyHudson"-portaal
5. Gebruik van Wettige Naam
5.01 Die Kollege sal nie die voorkeur/gekose naam op dokumente of in stelsels gebruik wat die gebruik van 'n wettige naam vir wetlike of besigheidsverwante redes vereis nie. Die individu se wettige naam sal steeds vir hierdie rekords gebruik word, wat die volgende insluit, maar nie beperk is nie tot:
a) Toelatingsrekords
b) Amptelike transkripsies
c) Inskrywingsverifikasies
d) Indiensneming en personeel rekords
e) Betaaltjeks en belastingdokumente
f) Finansiële hulp rekords
g) Mediese rekords
h) Dissiplinêre rekords
i) Openbare Veiligheid/Sekuriteit verslae
j) Wetstoepassing rekords
k) Studie in die buiteland dokumente en reisrekords
l) Gemandateerde verslagdoening
m) Identifikasie om kliniese of internskapterreine te betree
5.02 Die Kollege sal 'n wettige naam op regs- en besigheidsverwante dokumente slegs verander na ontvangs van dokumentasie wat 'n wettige naamsverandering bewys.
6. Diploma Naam
6.01 Die Kollege beskou die diploma as 'n seremoniële dokument, en studente kan versoek dat óf 'n wettige naam óf 'n voorkeur/gekose naam op 'n diploma verskyn. Indien die diploma vir enige tipe wettige verifikasie gebruik sal word, word aanbeveel dat die student versoek dat hul wettige naam gebruik word.
6.02 Studente wat 'n voorkeur-/gekose naam versoek om op hul diploma te verskyn, en wat later 'n diploma in hul wettige naam of enige ander naam wil laat uitreik, kan 'n fooi vir daardie diens gehef word.
7. Agtergrondkontroles en regsprosesse
7.01 Individue wat 'n voorkeur-/gekose naam versoek en gebruik, moet daarvan bewus wees dat die voorkeur-/gekose naam 'n alias sal uitmaak wat van hulle verwag mag word om in sommige omstandighede bekend te maak, insluitend tydens agtergrondondersoeke en ander regsprosesse. Hierdie verantwoordelikheid kan lewenslank wees en kan elke voorkeur/gekose naam dek wat gebruik word, selfs al verander hulle later of die gebruik van die voorkeur/gekose naam staak.
7.02 Individue word aangemoedig om openhartig die bestaan van enige aliasse bekend te maak, wanneer toepaslik, om teenstrydighede of die voorkoms wat hulle probeer om die inligting te verberg, te vermy. Individue moet ook bewus wees dat die bestaan van 'n alias verhoogde ondersoek kan veroorsaak tydens sekere federale of staatsekuriteitsklarings of agtergrondondersoeke, veral in gevalle waar die individu nie die inligting aan owerhede bekend maak nie.
7.03 Die Kollege sal die voorkeur/gekose naam(me) wat deur die individu gebruik word openbaar maak en/of bevestig in ooreenstemming met enige wettige versoek vir hierdie inligting, en/of op versoek deur die individu.
8. Nie-nakoming en Klagtes
8.01 Wanneer 'n individu wat 'n voorkeur-/gekose naam in ooreenstemming met hierdie beleid gekies het, meen dat hul keuse en gebruik van 'n voorkeur-/gekose naam nie geakkommodeer word soos vereis deur hierdie beleid nie, word die individu aangemoedig om die kwessie informeel op te los deur hulle te kommunikeer besorgdheid direk aan die Kollege se personeel of kantoor wat versuim het om interaksie met, aan te spreek of te verwys na die individu wat die voorkeur/gekose naam gebruik.
8.02 In gevalle waar 'n student voel dat hulle by bykomende ondersteuning of voorspraak sal baat, of 'n formele klag wil instel oor nie-nakoming in die gebruik van sodanige student se voorkeur/gekose naam, kan hulle die Hoof Studentesake Beampte kontak.
8.03 In gevalle waar 'n lid van die Kollege se fakulteit of personeel voel dat hulle sal baat by bykomende ondersteuning of voorspraak, of begeer om 'n formele klagte oor nie-nakoming in die gebruik van sodanige lid se voorkeur/gekose naam te inisieer, kan daardie lid die Hoof kontak Menslike Hulpbronne Beampte.
9. Gebruik, Misbruik of Misbruik
9.01 'n Hudson County Community College-studente-ID-kaart met 'n voorkeur-/gekose naam daarop gedruk, kan as 'n geldige identifikasiekaart (ID) binne die Kollege gebruik word. 'n ID-kaart met 'n voorkeur-/gekose naam ingeprent mag egter nie as 'n alternatief vir 'n wettige ID gebruik word nie.
Goedgekeur op: Maart 2020
Goedgekeur deur: Kabinet
Kategorie: Studentesake, Menslike Hulpbronne
Subkategorie: Voorkeurnaam
Geskeduleer vir hersiening: Maart 2022
Verantwoordelike Departement: Studentesake en Inskrywing
Terug te keer na Policies and Procedures