Werwings-, Siftings- en Aanstellingsprosedure

lêers

• Riglyne vir voorgestelde samestelling van siftingskomiteelede
• Aansoekersifting - Siftingskomiteestappe

1. Inleiding

Deur middel van sy beleid oor Werwing, Sifting en Verhuring, het die Raad van Trustees die Kollege se verwagtinge vir 'n billike en billike werknemerwerwing- en aanstellingsproses vasgestel. Die Raad wil verseker dat die Kollege op 'n wyse werf wat 'n verskeidenheid van gekwalifiseerde aansoekers uit verskillende agtergronde voorsien vir die vakatures wat mag bestaan. Hierdie prosedures word verskaf om te verseker dat die Kollege se werwings- en aanstellingsaksies vir voltydse werknemers, in ooreenstemming is met die Raad se beleid, eenvormig regdeur die Kollege is, en in ooreenstemming is met gelyke geleenthede indiensneming en regstellende aksie riglyne, statute en regulasies. In die mate moontlik kan die prosedure gebruik word vir werwing en aanstelling van tydelike voltydse en deeltydse werknemers.

2. Posisie openinge

2.01 Voorstel van nuwe posisies                                                                                     

Om 'n nuwe pos voor te stel, dien die Toesighoudende Kabinetslid, na oorleg met die Vise-President vir Menslike Hulpbronne en Uitvoerende Vise-President en Provos/COO, 'n aanbevole nuwe pos voor wat by die Kollege se personeeltabel gevoeg moet word, insluitend befondsing, effektiewe en begindatums van die posisie(s), aan die President vir hersiening en goedkeuring van die Kabinet en goedkeuring van die Raad.

2.02 Vul vakante bestaande poste

Om 'n vakante pos te vul, doen die aanstellingsbestuurder of die toesighoudende kabinetslid 'n administratiewe oorsig om vas te stel of die pos behou, herstruktureer of uitgeskakel moet word, en of die minimum of voorkeurkwalifikasies vir die pos in oorleg met die vise hersien moet word. President vir Menslike Hulpbronne of aangewese. Versoeke om die pos te plaas vir advertering word na goedkeuring deur die President by die Kantoor van Menslike Hulpbronne ingedien. 

3. Vakature-plasings

3.01 Werksplasings

Om die werwingsproses te begin, word 'n voltooide Posontledingsvorm en die voorgestelde vakatureaankondiging vir plasing by die Kantoor van Menslike Hulpbronne ingedien. Alle poste word op die Kollege se webwerf geplaas en eksterne plasings word in 'n uitgesoekte stel werwingswebwerwe gemaak. Posisies moet 'n minimum van tien (10) werksdae gepos word voordat 'n aanbod na óf 'n interne óf eksterne kandidaat uitgebrei kan word. Posisies kan slegs vir interne kandidate se oorweging geplaas word, of beide intern en ekstern gepos word.

3.02 Gespesialiseerde werwing

Tydens elke stadium van die werwingsproses, en na oorleg met die Vise-President vir Menslike Hulpbronne, kan die aantal werwingswebwerwe verhoog word om meer doelgerigte bemarking in nasionale en spesialiteitsbedryfpublikasies toe te laat, om voorsiening te maak vir die mees diverse, billike en inklusiewe werwingstrategie moontlik. Van tyd tot tyd kan die kollege 'n aanbeveling maak om die dienste van 'n gespesialiseerde soek- of werwingsfirma te gebruik, onderhewig aan hersiening en goedkeuring van die President en Raad van Trustees waar van toepassing.

4. Keuring van aansoekers

4.01 Siftingskomitee

Die Siftingskomitee identifiseer, voer onderhoude en beveel kandidate aan om vorentoe te beweeg in die keuringsproses. Lede van die Siftingskomitee word deur die Huurbestuurder aangestel volgens samestellingsriglyne, na oorleg met die Vise-President vir Menslike Hulpbronne of aangewese en met die goedkeuring van die President. Die lidmaatskap van die Siftingskomitee kan uitgebrei of hersien word om 'n diverse, billike en inklusiewe komitee te verseker. Die Voorsitter van die Siftingskomitee, soos deur die Huurbestuurder aangewys of deur die komitee bepaal kan word, is die woordvoerder vir alle komiteesake; koördineerder van komiteevergaderings en tydlyne, en werk; en skakeling met die huurbestuurder.

4.02 Instruksies en Orientation

Alle lede van die Siftingskomitee ontvang 'n oriëntasie en instruksies van die Visepresident vir Menslike Hulpbronne of aangewese by die eerste komiteevergadering of vroeër. Dit kan skriftelike instruksies en verwagtinge insluit wat vir die komitee uiteengesit word, insluitend die prosedures vir werwing, keuring en aanstelling; implisiete vooroordeel opleiding; vertroulikheid; tydigheid van die hersieningsproses; evalueringsinstrumente en -kriteria; onderhoudformaat, vrae en riglyne; rekordhouding vereistes; en verwysingskontrole-aanbevelings.

5. onderhoude

5.01 Hersiening van Aansoeke

Soos aansoeke ontvang word, sal dit deur die Siftingskomitee of, op versoek van die Siftingskomitee, deur die Kantoor van Menslike Hulpbronne hersien word om te verseker dat die aansoeker aan die minimum kwalifikasies vir die pos voldoen. Waar daar vrae is oor die vervulling van die minimum kwalifikasies, sal die Visepresident vir Menslike Hulpbronne met die onmiddellike toesighouer vir die pos en die Toesighoudende Kabinetslid konsulteer. Wanneer vasgestel word dat die minimum kwalifikasies nie bevredig is nie, sal die aansoek uit oorweging verwyder word. Aansoeke van daardie individue wat aan minimum kwalifikasies voldoen, sal deur die Siftingskomitee hersien word.

5.02 Voorlopige onderhoude

Die Siftingskomitee sal 'n aantal gekwalifiseerde aansoekers aanbeveel om vir 'n semi-finalis- en/of finalis-onderhoud genooi te word, deur die lys van geselekteerde aansoekers aan die Visepresident vir Menslike Hulpbronne en die Huurbestuurder voor te lê. Hierdie aanbevelings sal met die Huurbestuurder en die Toesighoudende Kabinetslid/President hersien word voordat onderhoude geskeduleer word. Die Huurbestuurder en/of President kan versoek om 'n aansoeker by die lys van kandidate te voeg, of 'n aansoeker te verwyder van die lys vir onderhoude. Hierdie maatreëls is bedoel om te verseker dat alle belowende kandidate, insluitend dié van tradisioneel onderverteenwoordigde groepe, oorweeg word, en dat semi-finalis en finalis kandidate voldoen aan aanvaarbare standaarde vir toekomstige oorweging. Die Siftingskomitee kan die voorlopige onderhoude per telefoon, videokonferensie of persoonlik voer.

5.03 Finalis Onderhoude

Nadat die komitee die voorlopige onderhoude gevoer het, sal dit 'n lys van finaliste aanbeveel deur die lys aan die Visepresident vir Menslike Hulpbronne, die Huurbestuurder en die Toesighoudende Kabinetslid/President voor te lê. Hierdie aanbevelings sal deur die Huurbestuurder en Toesighoudende Kabinetslid/President hersien word voordat finalis-onderhoude geskeduleer word. Die Huurbestuurder en/of die President kan versoek om 'n aansoeker by die lys van finaliste te voeg, of 'n kandidaat op hierdie stadium te verwyder vir die redes hierbo beskryf. Finalis-onderhoude sal 'n geleentheid vir interaksie met komiteelede en die Kollege-gemeenskap insluit. 'n Voldagskedule van onderhoude, insluitend 'n oop forum met die Kollege-gemeenskap, vergadering met die President se Uitvoerende Raad, en/of spesiaal aangewese departemente/personeel, kan aanbeveel word vir poste van Uitvoerende Direkteur-vlak of hoër. Daar sal ook van individue wat vir voltydse fakulteitsposte oorweeg word, vereis word om 'n onderrigdemonstrasie te doen as deel van die onderhoudproses. 

6. Huuraanbevelings

Die Siftingskomitee sal terugvoer en evaluering van finaliste van almal wat aan die onderhoudproses deelneem insamel, en 'n lys van sterk- en swakpunte van elke finalis saamstel, sonder inagneming van voorkeurvolgorde, vir oorweging deur die Huurbestuurder, Toesighoudende Kabinetslid en President. Die Kantoor van Menslike Hulpbronne of die Huurbestuurder sal 'n gedetailleerde professionele verwysingskontrole van die kandidate uitvoer, gebaseer op die lys van professionele verwysings verskaf deur elke kandidaat en ander wat geïdentifiseer is deur Kollege-personeel wat die verwysingskontrole uitvoer as in staat om kundig oor die aansoeker se vaardighede te praat , agtergrond en vermoëns.

7. Verhuring

7.01 Raadsoorsig en -goedkeuring

Ingelig deur die terugvoer wat van die Siftingskomitee en Kollege-gemeenskap ontvang is, en in oorleg met die Toesighoudende Kabinetslid, sal die President 'n finalis by die Raad van Trustees aanbeveel vir Raadshersiening en -goedkeuring. Toepaslike agtergrondkontroles/klarings sal voltooi word voordat 'n finalis by die Raad van Trustees aanbeveel word.

7.02 Aanboord

Na hersiening en goedkeuring van die Raad, sal van die kandidaat verwag word om Nuwe Huur-papierwerk voor of op sy/haar begindatum, soos uiteengesit in die voorwaardelike Aanbodbrief, te voltooi en ander ondersteunende dokumentasie vir die werknemerlêer te verskaf. Die Huurbestuurder sal verantwoordelik wees vir die koördinering van die aanboord van die werknemer. Die Kantoor van Menslike Hulpbronne sal hulpbronne en gereedskap vir die aanboordinligting en aanbevelings aan die huurbestuurder en die departement verskaf.

Goedgekeur: 14 Julie 2020
Goedgekeur deur: Kabinet
Kategorie: Menslike Hulpbronne
Verantwoordelike Departement: Menslike Hulpbronne
Geskeduleer vir hersiening: Julie 2023

Terug te keer na Policies and Procedures