Rekeningkunde - Reisvergoedingsprosedure


Rekeningkundige Departement Prosedure oor Reisvergoeding

I. Inleiding

Die doel van hierdie reisprosedure is om die basiese riglyne uiteen te sit vir alle personeel, gedefinieer as werknemers van die staat New Jersey wanneer hulle op amptelike Hudson County Community College ("College") besigheid reis. Die bedoeling van hierdie prosedure is dat die individuele reisiger nie persoonlike fondse verdien of verloor terwyl hy op amptelike Kollege-besigheid reis nie. Alle terugbetaalbare reise moet gemagtig word voor enige reis. Alle goedgekeurde reise moet noodsaaklik wees om die doelwitte te bereik of 'n bepaalde departement se verantwoordelikhede na te kom en moet op die mees ekonomiese en praktiese wyse vir die Kollege uitgevoer word.

    1. Die Kollege se beleid is om werknemers te vergoed vir redelike en noodsaaklike uitgawes aangegaan in verband met goedgekeurde binnelandse sakereise; internasionale reise is onderhewig aan goedkeuring van die Raad van Trustees.
    2. Reis, registrasie, versekering en bykomende kostes sal deur die werknemer bestuur word deur hul eie kredietkaart te gebruik, of 'n goedgekeurde reisvoorskot indien voorafbetaling nie beskikbaar is nie. Reisversekering moet ingesluit word wanneer 'n reis bespreek word. Studentereise sal deur die President goedgekeur word en deur die Kantoor van die Visepresident van Studentesake bespreek word.
    3. 'n Werknemer wat op kollegeverwante besigheid moet reis, moet, nadat hy voorlopige goedkeuring van die werknemer se toesighouer ontvang het, 'n Reisversoekvorm voltooi (indien reiskoste na verwagting $250 sal oorskry), en, indien nodig, 'n Tjekversoekvorm. Die doel vir die reis, en die rekeningnommer vir die befondsingsbron(ne) wat beskikbaar is om die koste van die reis te dek, moet aangedui word waar versoek op die toepaslike vorms.
    4. Die vorms moet voor die reis deur die werknemer se Toesighouer en die verantwoordelike Dekaan of Uitvoerende Kabinetsbeampte onderteken word. Sodra dit voltooi is, moet 'n afskrif van die goedgekeurde reisversoek per e-pos aan die President se kantoor gestuur word vir finale goedkeuring deur die President. Hierdie handtekeninge dui goedkeuring van die werknemer se reisversoek en die beskikbaarheid van Kollegefondse aan. Vir reise deur Trustees en Uitvoerende Beamptes, moet die vorms deur die President goedgekeur word.
    5. Wanneer die reis voltooi is, moet 'n Reisvergoedingsvorm saam met die Reisversoekvorm (indien nodig) voltooi word, en alle toepaslike gedetailleerde kwitansies moet aangeheg word. Die werknemer moet die vorms en gedetailleerde kwitansies binne twee weke na voltooide reis by die Rekeningkundige Departement indien vir verwerking. Die Kontroleur is die finale hersiener/goedkeurder vir alle Reisvergoedingsvorms.
    6. Die volgende terugbetalingstoelaes is van krag:

      1. Maaltydtoelaag – insluitend fooitjies, die kollege laat die federale tarief per dag toe soos geïmplementeer deur die Algemene Dienste-administrasie (“GSA”). Geïtemiseerde kwitansies moet uitgawes staaf. Daar moet geen versoek word om vergoeding vir enige maaltydkoste wat ingesluit is in konferensie- of verenigingsregistrasiefooie nie. Vir meer inligting oor tariewe gebaseer op ligging, hersien asseblief die riglyne by https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
      2. Motortoelaag – indien die gebruik van die werknemer se persoonlike motor vereis word as gevolg van plaaslike of kortafstandreise, sal die werknemer vergoed word teen die toepaslike kilometerskoers, plus tolgeld en parkering, met bewys van reisafstand en 'n gedetailleerde kwitansie van uitgawes. Die toepaslike kilometerskoers is tipies die IRS-goedgekeurde koers.
      3. Geïtemiseerde Ontvangste – 'n gedetailleerde dokument wat 'n transaksie reël vir reël uiteensit wat elke produk of diens wat aangekoop is, lys, tesame met die individuele hoeveelheid, eenheidsprys en enige toepaslike belasting of fooie, word vereis vir alle uitgawevergoedings. Geen uitgawes sal vergoed word sonder ondersteunende gedetailleerde kwitansies nie.
    7. Voordat die Reisvergoedingsvorm by die Rekeningkundige Departement ingedien word, moet die werknemer die vorm en ondersteunende dokumentasie by die werknemer se Toesighouer en die toepaslike Dekaan of Uitvoerende Beampte indien vir goedkeuring en bevestiging dat die geëisde vergoedbare uitgawes binne die perke en toelaes van die Kollege val. Dit is noodsaaklik dat 'n werknemer se Toesighouer die vergoedingsversoek vir slegs "redelike en noodsaaklike" uitgawes hersien en goedkeur. Die Toesighouer is belas met die gebruik van sake-oordeel indien 'n spesifieke item wat nie in die beleid of prosedure gelys word nie, vir goedkeuring ingedien word.
    8. Reisversoekvorms (Aanhangsel A) en Reisvergoedingsvorms (Aanhangsel B) is beskikbaar op die Kollege se Finansiesportaal.

II. Goedkeurings

Hierdie prosedure dek alle administratiewe werknemers, fakulteit en personeel, en ander wat gemagtig is om namens die Kollege te reis. Nakoming van hierdie prosedure is die verantwoordelikheid van die individu wat op Kollege-besigheid reis. Hierdie prosedure is van toepassing op alle reise, ongeag die bron van fondse.

Indien reisvergoeding uit 'n toelae of kontrak is, moet die werknemer vooraf goedkeuring van die Grants Kantoor of Kollege Rekeningkunde Departement ten einde vas te stel dat alle verwagte reiskoste toegelaat sal word vir terugbetaling in ooreenstemming met die bepalings van die toekenning of kontrak.

Daar word van personeellede wat op amptelike Kollege-besigheid reis, verwag om dieselfde sorg aan die dag te lê in die aangaan van uitgawes as wat 'n verstandige persoon sou uitoefen as hy op eie onkoste reis. Uitgawes vir goedgekeurde reis is slegs in ooreenstemming met hierdie Kollege-reisprosedures terugbetaalbaar.

    1. Reisgoedkeurings
      Alle konferensie-, byeenkoms-, personeelopleiding-, werkswinkel- en seminaarreise vereis vooraf goedkeuring van die President, Personeelkomitee en Raad van Trustees in ooreenstemming met hierdie prosedure.
    2. Toelaatbare Uitgawes
      Vergoeding vir reisuitgawes is beperk tot daardie uitgawes wat noodsaaklik is vir die uitvoering van die amptelike sake van die Kollege. Slegs die werklike en noodsaaklike uitgawes wat verband hou met die reisiger se gewone gerief in die uitvoering van sy/haar amptelike pligte, sal vergoed word. Besigheidsuitgawes moet redelik en noodsaaklik wees. Vergoeding vir fooitjies, gratifikasies en soortgelyke fooie word toegelaat, mits die bedrae wat betaal is binne normale erkende standaarde is.  
    3. Buitengewone Uitgawes
      Versoeke om vergoeding van buitengewone of ongewone uitgawes wat óf nie voor die reis voorsien kon word nie, óf wat die maksimum toelaatbare tariewe oorskry, is onderhewig aan goedkeuring voor vergoeding. 'n Skriftelike regverdiging moet op die Reisvergoedingsvorm voltooi word wat die omstandighede verduidelik wat die uitgawes noodsaak, tesame met alle toepaslike ondersteunende dokumentasie, wat direk aan die toepaslike Departementshoof, Dekaan of Visepresident gestuur moet word vir goedkeuring. Die President moet buitengewone situasies vir Uitvoerende Beamptes of Trustees goedkeur. Die gedokumenteerde goedkeuring moet dan aan die toepaslike vorms geheg word en aan Rekeningkunde vir vergoeding voorgelê word. 
    4. Spesiale voorwaardes
      Werknemers wat enige spesiale reisbehoeftes het wat nie eksplisiet in hierdie beleide aangespreek word nie, moet die toepaslike departementshoof, dekaan of visepresident kontak vir goedkeuring, en die kollegepresident indien nodig.

III. Proses

  1. Die Goedkeuringsproses
    1. 'n Werknemer wat op Kollege-verwante besigheid moet reis, moet, nadat die toestemming van sy/haar Toesighouer verkry is, 'n Reisversoekvorm voltooi.
    2. 'n Reisversoekvorm (Bylaag A) moet deur die personeellid voltooi word vir goedkeuring deur die Toesighouer, verantwoordelike Dekaan of Visepresident, President, Personeelkomitee en Raad van Trustees voor alle oornagreise en gehuurde voertuie, ongeag die prys. Die President moet vorms vir reise deur Trustees en Uitvoerende Beamptes goedkeur.
    3. Geen uitgawes sal terugbetaal word wanneer 'n Reisversoekvorm geweier of afgekeur is nie.
    4. Wanneer daar van twee of meer personeellede verwag word om vir dieselfde doel te reis, moet elke individu 'n aparte Reisversoekvorm indien. Ander personeellid(e) wat vir dieselfde doel reis, moet op die vorm verwys word.
    5. Die goedgekeurde vergoedingsbedrag kan na goeddunke van die Dekaan, Visepresident of President tot 'n vaste bedrag beperk word.
  2. Voorbereiding en verspreiding van die reisversoekvorm
    1. Die werknemer berei die Reisversoekvorm voor en dien dit aan sy/haar toesighouer in vir goedkeuring.
    2. Indien dit deur die studieleier goedgekeur word, sal die studieleier die vorm aan die Dekaan of Kabinetslid stuur, soos toepaslik.
    3. Indien goedgekeur deur die Dekaan of Kabinetslid, moet die Dekaan of Kabinetslid die vorm aan die President, Personeelkomitee (Indieningsdatums), en die Raad van Trustees vir finale goedkeuring.
    4. Sodra dit deur alle partye goedgekeur is, sal die President se kantoor die vorm aan die Besigheidskantoor voorlê vir validering deur die Rekeninge Betaalbeampte en/of Toelaagrekenmeester, waar van toepassing.
  3. Personeel opleiding
    Personeelopleiding wat versoek word om 'n werknemer se vaardighede te verbeter, huidige vaardighede in tegnologiese ontwikkelings te handhaaf, en/of kennis/nuwe inligting op te doen, vereis voorafgoedkeuring deur die personeellid se toesighouer. Indien reis betrokke is, moet 'n Reisversoekvorm ook voorberei en ingedien word vir goedkeuring in ooreenstemming met hierdie prosedure. Soos hierbo genoem, word 'n Reisversoekvorm vereis vir huurvoertuie en oornagverblyf, ongeag die koste.

IV. Vervoer

Waar ook al prakties, word van reisigers verwag om die mees ekonomiese vervoermiddel te gebruik. Administratiewe reis kan die gebruik van 'n kollege-besit, privaat of gehuurde voertuig, 'n openbare vervoerder, taxi of motordiens behels.

    1. Kollegevoertuie
      Kollegevoertuie mag slegs vir Kollege-verwante reise gebruik word en nie vir persoonlike gebruik nie, tensy dit spesifiek deur die Raad van Trustees goedgekeur word. Operateurs moet voldoen aan alle toepaslike voertuigwette en -regulasies, 'n geldige bestuurslisensie hê, en is persoonlik verantwoordelik vir boetes vir alle voertuigoortredings en bewegingsoortredings wat tydens of as gevolg van hul gebruik van die Kollege-voertuig opgedoen word. Reëlings vir die bespreking en afhaal van Kollege-voertuie moet met die Kollege se Fasiliteite- of Sekuriteitskantoor getref word. Die Sekuriteitskantoor hou 'n lys van gemagtigde bestuurders vir Kollege-voertuie by. Buitengewone uitgawes (bv. bandherstel, herstel van voertuigonderdele) terwyl die Kollege-voertuig gebruik word, is terugbetaalbaar, mits 'n voldoende skriftelike verduideliking en gedetailleerde kwitansies ingedien en goedgekeur word.
    2. Privaatbesit Voertuie
      Personeellede wat privaat voertuie vir amptelike sake gebruik, sal vergoed word vir kilometers teen die tarief wat deur die Internal Revenue Service (IRS) gespesifiseer word. Uitgawes vir tolgeld en parkeergelde sal vergoed word teen die koste wat aangegaan is.
    3. Huurvoertuie
      Sekere ongewone omstandighede, soos die onbeskikbaarheid van openbare vervoer of die onuitvoerbaarheid van ander vervoermiddele, kan die huur van 'n voertuig vereis. In sulke gevalle, ongeag die koste, moet die werknemer 'n skriftelike regverdiging vir die gebruik van 'n huurvoertuig op die Reisversoekvorm verskaf voor die reisdatum. Die regverdiging moet die behoefte aan die huur aanhaal, redes verskaf waarom ander vervoer nie beskikbaar of uitvoerbaar is om te gebruik nie, en die beraamde totale koste insluit. Goedkeuring, indien toegestaan, sal beperk word tot die huur van 'n ekonomiese of middelgrootte voertuig. Huurvoertuie mag nie teen 'n groter koste as die heersende markpryse wees nie en oorspronklike kopieë van die huurooreenkoms, kilometertellerlesings by die punt van oorsprong en die punt van terugkeer, en bewys van betaling, moet aan die Reisbewys geheg word sodat hierdie uitgawe vergoed kan word. 
    4. Openbare Vervoerders
      Reis na en van die bestemming moet met die mees direkte en ekonomiese roete geskied. Vergoeding is gebaseer op die werklike koste van reis deur 'n openbare vervoerder (bv. spoor, bus, vliegtuig). Oorspronklike gedetailleerde kwitansies word vereis vir spoor- en vliegtuigreise. Bus- of ekonomiese klas sal gebruik word vir vliegtuig- en treinreise.
    5. Taxi's en Lughawe-motordiens
      Noodsaaklike taxikoste word toegelaat, maar slegs waar openbare vervoer nie geredelik beskikbaar, prakties of in die geval van 'n noodgeval is nie. Gereelde geskeduleerde motordienste mag na/van 'n werknemer se huis en die lughawe gebruik word, en na/van die lughawe en die reisbestemming wanneer openbare vervoer nie beskikbaar of prakties is nie, en slegs indien die motordiens minder duur is as 'n taxi.

V. Konvensies, Konferensies, Personeelopleiding, Werkswinkels

    1. omskrywing te vervang: Konferensiereise en konvensiereise word gedefinieer as reise wat nie direk verband hou met die werknemer se pligte en verantwoordelikhede nie, maar wat onderneem word vir:

      1. Die verbetering van professionele vaardighede.
      2. Die uitruil van inligting, idees en metodologie.
      3. Bevordering van die Kollege se beeld.

        Reis buite die Verenigde State, ongeag die koste, vereis goedkeuring van die Dekaan, Afdelingsvisepresident en die Kollegepresident.
    2. uitgawes: Vir konvensies, konferensies, personeelopleiding, werkswinkels, opleidingseminare en vir reise van langer as 24 uur wat oornagverblyf vereis (insluitend situasies waarin 'n pakketreëling verblyf en maaltye as 'n integrale deel van die geskeduleerde aktiwiteite insluit), is die toelaatbare (GSA) per diem-vergoedings (per vakbondkontrak) beperk tot werklike redelike uitgawes.
    3. Daguitstappies: Maaltye vir eendaguitstappies wat nie oornagverblyf behels nie, word nie vergoed nie, behalwe onder omstandighede waar die reis na plekke mag wees waar voedselkoste dié by of in die omgewing van die Kollege oorskry, of waar die lengte van 'n daguitstappie 'n tipiese werksdag sou oorskry.
    4. Verblyfkoste: Uitgawes is ten volle vergoedbaar vir verblyf en maaltye wat 'n integrale deel is van die geskeduleerde aktiwiteite van 'n konferensie, konvensie, personeelopleiding, ens. Maaltydvergoedings is beperk tot die Maaltydtoelaag. Wanneer verblyf nie 'n integrale komponent van die geleentheid is nie, is werknemers geregtig op vergoeding vir 'n enkele standaardkamer by 'n besigheidsklashotel.
    5. Registrasiefooie: Registrasiegelde vir konvensies of werkswinkels is terugbetaalbaar. Oorspronklike betaalde, gedetailleerde kwitansies moet vir die registrasiegeld ingedien word.
    6. Uitgesluite Uitgawes
      1. Eersteklas lugreise. Sulke akkommodasie word slegs toegelaat waar minder duur akkommodasie nie beskikbaar is of nie haalbaar is nie. Eersteklas lugreise vereis spesiale goedkeuring van die President. 
      2. Uitgawes van 'n persoonlike aard soos 'n valetdiens, vermaak, alkoholiese drank en ander koste van 'n soortgelyke aard.
      3. Boetes aangegaan vir parkering, verskuiwingsoortredings, of enige uitgawes wat verband hou met oortredings van toepaslike wette terwyl jy 'n persoonlike, kollege-eienaar of huurvoertuig bestuur.
      4. Waar vir die reisiger se persoonlike gerief of deur die neem van 'n verlof 'n onderbreking in reis of 'n afwyking van die mees presiese roete voorkom, moet die vergoeding wat toegelaat word nie die koste van die mees ekonomiese roete oorskry nie.
      5. Hotelverblyf teen besigheidstariewe bo die mark word slegs toegelaat waar ander akkommodasie onbeskikbaar of onprakties is met inagneming van die werknemer se reisplan. Skriftelike motivering en goedkeuring moet vir terugbetaling verkry word. Die Kollege President sal hierdie versoek goedkeur.

VI. Voornemende Werknemers en Gassprekers

Reiskoste van voornemende werknemers en gassprekers moet goedgekeur en vergoed word onder dieselfde voorwaardes, beperkings en vereistes van personeellede wat op Kollege-besigheid reis soos uiteengesit in hierdie prosedure; reisterugbetalings aan voornemende werknemers en gassprekers is egter diskresionêr.

Vergoeding vir verhuisingsuitgawes sal nie sonder goedkeuring van die Raad van Trustees gemagtig word nie.

Die Dekaan, Departementshoof of Soekkomiteevoorsitter is verantwoordelik om die individu in te lig oor die beleide en prosedures wat reis beheer, veral as dit betrekking het op gedekte en uitgeslote uitgawes, en oor hoe om terugbetaling vir reiskoste te verkry. Vir toelaatbare uitgawes is die prosedure soos volg:

  1. Sodra die kandidaat se onderhoud geskeduleer is, moet die Departementshoof of Voorsitter 'n Reisversoekvorm voorberei om die vereiste goedkeuring te verkry. Die reisversoekvorm moet die titel van die pos met wie onderhoude gevoer word, aandui.
  2. By goedkeuring sal die departementshoof of soekkomiteevoorsitter die kandidaat aanraai om enige hotel of ander ondernemer wat vervoer, verblyf of voedseldiens verskaf, te versoek om die kandidaat direk te faktureer. Geen Kollege-werknemer moet betaal vir dienste wat verband hou met die kandidaat se verblyf nie. Terugbetaling sal aan die kandidaat gemaak word binne twee (2) weke na indiening.
  3. Die Departementshoof of Voorsitter sal 'n gedetailleerde lys van alle reiskoste verkry met die kandidaat se handtekening. Indiening van hierdie vorm moet onmiddellik by die Besigheidskantoor gedoen word.
  4. 'n Aparte faktuur en aankoopbestellingsvorm moet vir elke kandidaat voorberei word.

VII. Vergoeding van Reisuitgawes

'n Reisvergoedingsbewys (Aanhangsel B) moet binne twee (2) weke na die voltooiing van die konferensie of reis voltooi en ingedien word. Goedgekeurde reisuitgawesbewyse moet via Liberty Link/Selfbediening ingevoer word saam met alle oorspronklike gedetailleerde kwitansies en ondersteunende dokumente (sertifikaat/aanmeldvorm) vir alle uitgawes wat vir vergoeding versoek word as verwysingsaanhangsels.

    1. IRS-regulasies oor reis bepaal dat enige voorskotte op reis wat nie binne sestig (60) dae na die uitgawe gestaaf is nie, kan lei tot belasbare inkomste wat op Vorm W-2 van die individu wat die voorskot ontvang het, rapporteerbaar is.
    2. Die Reisterugbetalingsbewys moet die volgende inligting bevat:

      1. Die tiensyfer-rekeningnommer wat gehef word.
      2. Die naam en adres van die reisigers.
      3. Goedgekeurde reisversoekvorm (indien van toepassing).
      4. Die datum van reis, bestemming, kilometers, tolgeld en ander koste wat aangegaan is.
      5. Waar losieskoste met ander gedeel word, moet hierdie feit op die koopbewys vermeld word. In sulke gevalle is die terugbetaling beperk tot die reisiger se proporsionele deel van die koste.
      6. Kilometerkoste: Kommutasie vir besigheidsdoeleindes vermenigvuldig met die kilometers/terugbetalingskoers wat in werking is per myl. Heg Google-kaarte/-aanwysings of soortgelyke dokument aan om die gereisde kilometers te ondersteun.
      7. Die koopbewys moet goedgekeur word, soos voorheen genoem.
      8. Gedeeltelike vergoeding van reiskoste: In sommige gevalle versoek personeellede vergoeding vir slegs 'n gedeelte van die uitgawes wat vir reis aangegaan word. In sulke gevalle moet die totale uitgawes wat aangegaan is op die koopbewys gespesifiseer word, maar slegs die werklike bedrag wat versoek word, moet in die "Totaal"-blok ingevoer word en die frase "Versoek om vergoeding slegs vir" moet in die liggaam van die koopbewys getik/geskryf word.
      9. Koopbewyse wat by Rekeninge betaalbaar ingedien is wat nie voldoen aan die terugbetalingsprosedure wat hierin uiteengesit word nie en/of inligting ontbreek, sal aan die versoeker teruggestuur word vir hersiening.
      10. Slegs reisuitgawes wat saam met oorspronklike kopieë van die gedetailleerde kwitansies ingedien word, is vergoedbaar. Enige bewysstuk wat sonder die nodige ondersteunende dokumente of kopieë van gedetailleerde kwitansies ingedien word, sal aan die oorspronklike opsteller terugbesorg word om die vereiste dokumentasie te voltooi/indien.
      11. Onbestede kontantvoorskotte moet binne sestig (60) dae na voltooiing van die reis in kontant of tjek aan die Besigheidskantoor terugbetaal word. Enige onbestede voorskot wat nie binne hierdie tydperk teruggestuur word nie, sal hanteer word as belasbare inkomste wat op Vorm W-2 gerapporteer word in ooreenstemming met huidige IRS-regulasies.

Reisversoekvorm

Goedgekeur: Junie 2026
Verwante Raadsbeleid: Rekeningkunde, Reisvergoeding

Terug te keer na Policies and Procedures