Beleid oor Verkryging

DOEL

Die doel van hierdie Beleid oor Verkryging is om die prosedures uiteen te sit wat gevolg moet word sodat die verkryging van goedere en dienste aan toepaslike wette voldoen.

BELEID

Die verkryging van goedere en dienste word deur verskeie wette beheer. Die Kollege en sy Raad van Trustees (“Raad”) is daartoe verbind om aan alle wette te voldoen om die nodige goedere en dienste doeltreffend en doeltreffend aan te koop. Dit is die beleid van Hudson County Community College om alle goedere en dienste te verkry in ooreenstemming met toepaslike wette, insluitend New Jersey se County College Contracts Law, NJSA 18A:64A-25.1, ensovoorts.

Die Raad delegeer die verantwoordelikheid vir die ontwikkeling van prosedures en 'n stelsel van interne beheermaatreëls vir aankope aan die President. Die Finansiële Kantoor sal verantwoordelik wees vir die implementering van die beleid.

Goedkeuringsmatriks

goedgekeur: Januarie 2022
Goedgekeur deur: Raad van Trustees
Kategorie: Aankope
Subkategorie: Verkryging
Geskeduleer vir hersiening: Junie 2024
Verantwoordelike Kantoor(e): Finansies

HCCC PEC-vergadering - Augustus 2022

Prosedures

I. INLEIDING

Die doel van Prosedure oor Verkryging is om die basiese riglyne uiteen te sit vir alle verkryging van goedere en dienste wat aan toepaslike wette voldoen.

1. Koop minder as 20% van die Kollege se boddrempel
   1. Ingevolge NJSA 18A:64A-25.19, kan toekennings van aankope, kontrakte of ooreenkomste na raming minder as twintig persent (20%) van die Kollege se huidige boddrempel ($8,320 vanaf 1 Julie 2023) toegeken word op die versoek van een kwotasie of voorstel.
      2. 'n Besigheidsregistrasiesertifikaat word van verkopers vereis wanneer die aankoop 15% van die Kollege se boddrempel ($6,240 vanaf 1 Julie 2023) oorskry en die dienste in New Jersey uitgevoer word. NJSA 52:32-44, en volgende.
      3. Kantoor/Eenheid Hoof, en/of Departement Vise President goedkeuring word vereis vir aankoop rekwisisie.
2. Tussen 20% van die Kollege se boddrempel en $17,499
   1. Ingevolge NJSA 18A:64A-25.19, sal 'n minimum van twee (2) kwotasies, waar ook al prakties moontlik, aangevra word voor die toekenning van die aankoop. Die kontraktoekenning sal gemaak word op grond van die laagste verantwoordelike kwotasie wat ontvang is wat die voordeligste vir die Kollege is, prys en ander faktore wat in ag geneem word. Indien die toekenning nie gemaak word aan die ondernemer wat die laagste kwotasie verskaf nie, sal 'n verklaring van verduideliking van die redes daarom saam met sodanige aankoop op lêer geplaas word. Per Kollegepraktyk moet drie (3) kwotasies verkry word indien prakties prakties.
      
      1. Wanneer meervoudige kwotasies verlang word, is die individuele kantoor/eenheid verantwoordelik om die veelvuldige kwotasies aan te vra. Die Verkrygingskantoor sal saam met die kantoor/eenheid werk om te help om potensiële alternatiewe verskaffers op te spoor wanneer nodig.
   2. Bykomende vrystellings van die meervoudige kwotasieproses sluit in die gebruik van staatskontrakte (NJSA 18A:64A-25.9), gesamentlike aankope met ander provinsiekolleges, munisipaliteite of provinsies waarbinne die landkollege geleë is, hoëronderwysinstellings of ander regeringseenhede ooreenkomstig tot die Wet op Plaaslike Openbare Kontrakte (NJSA 18A:64A-25.10), koöperatiewe prysstelsels ingestel kragtens die wette van New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), en nasionaal-erkende en aanvaarde koöperatiewe aankoopooreenkomste (NJSA 18A) :64A-25.11a (b)).
   3. Faktore wat oorweeg kan word indien aan die nie-laagste kwotasies toegeken word, sluit in, maar is nie beperk nie tot:
      
      1. Vorige ondervinding (insluitend vorige ondervinding met HCCC)
      2. Verwysings
      3. Ligging (solank die fisiese nabyheid van die verkoper nodig is vir die doeltreffende en ekonomiese aankoop of uitvoering van die kontrak)
   4. Kantoor-/eenheidshoof, en/of departement se vise-president goedkeuring word vereis vir aankooprekwisisie.
3. Tussen $17,500 en die Kollege se boddrempel – billike en oop proses
   1. In plaas van die aanvra van veelvuldige kwotasies ingevolge NJSA 18A:64A-25.19, kan die Kollege 'n Billike en Oop Proses gebruik vir aankope tussen $17,500 en die Kollege se Boddrempel. Dit behels die plasing van 'n Versoek om Voorstelle (RFP) op die Kollege se webwerf vir 'n minimum van tien (10) dae. Die kontrak kan toegeken word op grond van die laagste verantwoordelike responsiewe voorstel wat ontvang is wat die voordeligste is vir die Kollege, prys en ander faktore wat in ag geneem word. Indien die toekenning nie gemaak word aan die ondernemer wat die laagste voorstel verskaf nie, sal 'n verklaring van verduideliking van die redes daarom saam met sodanige aankoop op lêer geplaas word.
   2. 'n Besigheidsentiteit-openbaarmakingsertifisering (BEDC) word nie vereis wanneer 'n billike en oop proses gebruik word deur die RFP op die Kollege se webwerf te plaas nie.
   3. Bykomende vrystellings van die meervoudige kwotasieproses sluit in die gebruik van staatskontrakte (NJSA 18A:64A-25.9), gesamentlike aankope met ander provinsiekolleges, munisipaliteite of provinsies waarbinne die landkollege geleë is, hoëronderwysinstellings of ander regeringseenhede ooreenkomstig tot die Wet op Plaaslike Openbare Kontrakte (NJSA 18A:64A-25.10), koöperatiewe prysstelsels ingestel kragtens die wette van New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), en nasionaal-erkende en aanvaarde koöperatiewe aankoopooreenkomste (NJSA 18A) :64A-25.11a (b)).
   4. Kantoor-/Eenheidshoof, Departement Vise-President, Finansiële Direkteur of Ontwerper-goedkeuring word vereis vir aankooprekwisisie.
4. Tussen $17,500 en die kollege se boddrempel – nie-regverdige en oop proses
   1. Ingevolge NJSA 18A:64A-25.19, sal 'n minimum van twee (2) kwotasies, waar ook al prakties moontlik, aangevra word voor die toekenning van die aankoop. Die kontraktoekenning sal gemaak word op grond van die laagste verantwoordelike kwotasie wat ontvang is wat die voordeligste vir die Kollege is, prys en ander faktore wat in ag geneem word. Indien die toekenning nie gemaak word aan die ondernemer wat die laagste kwotasie verskaf nie, sal 'n verklaring van verduideliking van die redes daarom saam met sodanige aankoop op lêer geplaas word. Per Kollege-praktyk moet drie (3) kwotasies verkry word wanneer dit ook al prakties moontlik is.
   2. 'n Besigheidsentiteit-openbaarmakingsertifisering (BEDC) word vereis om 'n kontrak aan verskaffers toe te ken wanneer 'n nie-billike en oop proses gevolg word. Die Kollega en die Bonfire-kontrakbestuurstelsels sal alle BEDC's stoor.
   3. 'n Raad van Trustees-besluit van toekenning word vereis vir alle aankope onder die Kollege se boddrempel, tensy daar 'n Raad van Trustees-besluit goedkeurende magtiging is vir die kontrakterende agent om kontrakte tot die boddrempelbedrag toe te ken. Die Direkteur van Kontrak en Verkryging het die magtiging gekry om kontrakte teen die boddrempel toe te ken ($41,600 vanaf 1 Julie 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (sien verdere verduideliking hieronder).
   4. Vrystellings vir die vereiste om veelvuldige kwotasies aan te vra is dieselfde as hierbo.
   5. Kantoor-/Eenheidshoof, Departement Vise-President, Finansiële Direkteur of Ontwerper-goedkeuring word vereis vir aankooprekwisisie.
5. Aankope minder as die kollege se boddrempel – besluit wat die direkteur van kontrakte en verkryging magtig om kontrakte onder die boddrempel toe te ken
   1. Ingevolge NJSA 18A:64A-25.3 kan aankope, kontrakte of ooreenkomste vir die uitvoering van enige werk of die verskaffing of huur van materiaal of voorrade, waarvan die koste of prys nie 'n kollege se boddrempel oorskry nie, gemaak, onderhandel word en toegeken deur 'n kontrakterende agent, wanneer dit by besluit van die Raad van Trustees daartoe gemagtig is, sonder om openbare aanbiedings te adverteer en daarom te bied. Die Direkteur van Kontrakte en Verkryging moet die prosedures van die County College Kontraktereg volg wanneer kontrakte toegeken word. Per Kollege-praktyk moet drie (3) kwotasies verkry word wanneer dit ook al prakties moontlik is.
   2. Veelvuldige kwotasies moet aangevra word, tensy 'n vrystelling bestaan. Die vrystellings vir die aanvra van kwotasies is dieselfde as hierbo.
   3. Raad van Trustees, en Direkteur van Kontrakte en Verkrygingsgoedkeuring word vereis vir aankooprekwisisie.
6. Aankope gelyk aan of meer as die boddrempel
   1. Items met 'n waarde groter as die Kollege se boddrempel sal publiek geadverteer word en bie tensy vrygestel kragtens 18A:64A-25.5 of ander wetgewing, en sal voldoen aan Speel-tot-Speel-beleid 6.4. Die Direkteur van Kontrakte en Verkryging sal bodspesifikasies of 'n versoek om voorstelle opstel, soos van toepassing, saam met die Direkteur van die Departement en/of finansiële hoof of aangewese. Biedvrygestelde verkrygings (professionele dienste uitgesluit) vereis steeds die aanvra van veelvuldige kwotasies ooreenkomstig NJSA 18A:64A-25.5.
   2. Die lys van openbare boduitsonderings is in NJSA 18A:64A-25.5 geleë. en sluit die volgende in:
      1. Professionele dienste;
      2. Buitengewone Onspesifiseerbare Dienste (“EUS”) en produkte wat nie redelikerwys deur skriftelike spesifikasies beskryf kan word nie, maar onderhewig aan prosedures wat ooreenstem met openbare bod waar moontlik;
      3. Materiaal of voorrade wat nie by meer as een verkoper beskikbaar is nie, insluitend, sonder beperking, materiaal of voorrade wat gepatenteer of kopiereg is;
      4. Werk uitgevoer deur HCCC-werknemers;
      5. Druk van regskennisgewings en dokumente wat in regsprosesse gebruik word;
      6. Handboeke, biblioteekmateriaal en gespesialiseerde biblioteekdienste;
      7. Voedselvoorrade en -dienste insluitend voedselvoorrade en bestuurskontrakte vir studentesentrums, eetkamers en kafeterias;
      8. Dienste uitgevoer deur 'n openbare nutsdiens wat onderhewig is aan die jurisdiksie van die Raad van Openbare Nut (BPU), in ooreenstemming met tariewe en skedules van heffings wat deur die BPU goedgekeur is;
      9. Toerustinghersteldiens indien dit in die aard van 'n EUS is, insluitend nodige onderdele;
      10. Gespesialiseerde masjinerie of toerusting van 'n tegniese aard wat nie redelikerwys die opstel van spesifikasies, en die verkryging daarvan, sal toelaat sonder om in die openbare belang te adverteer nie;
      11. Versekering, insluitend dekking en konsultasiedienste, wat in ooreenstemming met die vereistes vir 'n EUS verkry sal word;
      12. Publisering van regskennisgewings in koerante, soos deur die wet vereis;
      13. Verkryging van artefakte of ander items van unieke intrinsieke, artistieke of historiese karakter;
      14. Invordering van bedrae verskuldig op studentelenings, insluitend sonder beperking Federale Studentelenings;
      15. Professionele konsultasiedienste;
      16. Vermaak, insluitend sonder beperking teateraanbiedings, orkes- en ander konserte, flieks en ander oudiovisuele produksies;
      17. Kontrakte wat gebruik maak van fondse geskep deur studenteaktiwiteitsfooie wat deur studente gehef of ingesamel word, nie onder die direkte beheer van die kollege nie en bestee word deur studente-organisasies;
      18. Druk, insluitend sonder beperkings, katalogusse, jaarboeke en kursusaankondigings;
      19. Die verskaffing van goedere of dienste vir die gebruik, ondersteuning of instandhouding van eie rekenaarhardeware, sagteware-randapparatuur en stelselontwikkeling vir die hardeware;
      20. Personeelwerwing en advertensies, insluitend sonder beperking advertensies wat studente-inskrywing soek;
      21. Opvoedkundige voorrade, boeke, klere, ens. gekoop deur 'n county kollege boekwinkel, of deur 'n diens- of bestuursmaatskappy onder kontrak met 'n county kollege om 'n county kollege boekwinkel te bedryf;
      22. Aankoop of huur van gradueringspette en togas en toekenningsertifikate of plate;
      23. Uitgawes vir reis of konferensies;
      24. Items beskikbaar by verkopers teen kostes onder die staatskontrakpryse vir dieselfde produk of diens, wat aan die staatskontrakbepalings of -voorwaardes voldoen of dit oorskry;
      25. Aankope gemaak of aangegaan met die Verenigde State, die staat New Jersey, 'n graafskap of munisipaliteit of enige raad, liggaam of beampte, agentskap of owerheid of enige ander staat of onderafdeling daarvan.
   3. Bykomende uitsonderings op openbare bod sluit in die gebruik van staatskontrakte (NJSA 18A:64A-25.9), gesamentlike aankope met ander provinsiekolleges, munisipaliteite of provinsies waarbinne die provinsiekollege geleë is, hoëronderwysinstellings of ander regeringseenhede ooreenkomstig die Wet op Plaaslike Openbare Kontrakte (NJSA 18A:64A-25.10),
      koöperatiewe prysstelsels ingestel kragtens die wette van New Jersey (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), en nasionaal-erkende en aanvaarde koöperatiewe aankoopooreenkomste (NJSA 18A:64A-25.11a (b)).
   4. 'n Billike en oop proses vir bodvrygestelde verkrygings moet oorweeg word om die behoefte om 'n Besigheidsentiteit-openbaarmakingsertifikaat te vermy, te vermy.
   5. Derde partye wat skryf of help met die voorbereiding van die bodspesifikasies of versoek om voorstelle is nie kwalifiseer om te bie of 'n voorstel vir dieselfde kontrak in te dien nie.
   6. Die toekenning van kontrak van die publiek wat openbare advertensies vir tenders vereis, sal deur die Raad van Trustees aan die laagste verantwoordelike bieër toegeken word. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Professionele dienste:
      1. Ingevolge NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1), is kontrakte waarvan die onderwerp uit professionele dienste bestaan, vrygestel van openbare bod.
      2. Ingevolge NJSA 18A:64A-25.19 word veelvuldige kwotasies nie vir professionele dienskontrakte vereis nie.
      3. 'n BEDC word nie vereis as 'n regverdige-en-oop proses gebruik word om 'n professionele dienskontrak te bekom nie.
      4. Professionele dienste word gedefinieer as "dienste gelewer of verrig deur 'n persoon wat deur die wet gemagtig is om 'n erkende beroep te beoefen en wie se praktyk deur die wet gereguleer word en die uitvoering van watter dienste kennis van 'n gevorderde tipe vereis in 'n leerveld wat deur 'n langdurige formele kursus van gespesialiseerde onderrig en studie soos onderskei van algemene akademiese onderrig, vakleerlingskap of opleiding. Professionele dienste beteken ook dienste gelewer in die uitvoering van werk wat oorspronklik en kreatief van karakter is in 'n erkende veld van artistieke strewe.”
   8. Noodaankope:
      1. Ingevolge NJSA 18A:64A-25.6, kan enige aankoop deur die Kollege gedoen, onderhandel of toegeken word sonder openbare advertensies vir bod, wanneer 'n noodgeval wat die gesondheid, veiligheid of welsyn van die bewoners van kollege-eiendom raak die onmiddellike aflewering van die materiaal vereis of voorrade of die uitvoering van die werk.
      2. 'n Skriftelike versoek vir die aankoop, deur die werknemer in beheer van die gebou, fasiliteit of toerusting waar die noodgeval plaasgevind het, moet by die Direkteur van Kontrakte en Verkryging ingedien word, wat die aard van die noodgeval, die tyd van die voorkoms daarvan, en die behoefte om die noodaankope-uitsondering aan te roep. Die President en die Direkteur van Kontraktering en Verkryging is gemagtig om 'n kontrak vir die aankoop toe te ken indien die Direkteur oortuig is dat die noodtoestand bestaan.
      3. By die verskaffing van die werk, materiaal of voorrade is die kontrakteur daarop geregtig om dus betaal te word en die Kollege is verplig vir die
      4. Meervoudige kwotasies word nie vir noodaankope vereis nie.
   9. Kantoor-/Eenheidshoof, Departement Vise-President, Finansiële Direkteur of Ontwerper-goedkeuring word vereis vir aankooprekwisisie.
7. Uitvoering van kontrakte
   1. Alle kontrakte sal aan die Direkteur van Kontrakte en Verkryging gestuur word vir hersiening in samewerking met die Kollege se Regsadviseur. Die kontrakte word dan deur die finansiële hoof hersien en aan die President of sy/haar aangewese aangewese gestuur vir ondertekening.
   2. Kantoor-/eenheidshoofde is nie gemagtig om uit te voer nie
   3. Die Direkteur van Kontrakte en Verkryging mag kontrakte uitvoer wat onder die Direkteur se gesag val wat deur die Raad van Trustees uitgereik is (kontrakte onder die boddrempel).
   4. President, Hoof Finansiële Beampte, en/of Direkteur van Kontrakte en Verkrygingsgoedkeuring word vereis vir aankooprekwisisie.
8. Rekenaartoerusting – Hardeware en Sagteware
   1. Die CIO sal saam met die Direkteur van Kontrakte en Verkryging werk om alle ITS-toerustingversoeke vir die Kollege te bekom.
   2. 'n Toerustingsregverdigingsvorm moet deur alle partye voltooi en gemagtig word. By goedkeuring van die regverdigingsvorm moet die Departement 'n rekwisisie voltooi.
   3. Die aankoopbestelling sal uitgereik word met goedkeuring van die rekwisisie en aan die ondernemer gestuur word.
   4. Die IT-afdeling sal die toerusting ontvang, opstel en installeer.
   5. Afdelings visepresident, finansiële hoof, CIO en/of direkteur van kontrakte en verkrygingsgoedkeuring word vereis vir aankooprekwisisie.
9. Verskaffer Diversiteit
   1. Advertensie vir bod en versoeke vir voorstelle (“RFP”)
      1. Aankope-afdeling adverteer aanbiedinge en versoek om voorstelle op die Kollege-webwerf vir alle plaaslike en diverse besighede vir die billike en oop bod
      2. Aankoopwaarskuwings Besighede in vrouebesit (WBE), Besighede in minderheidsbesit (MBE), Veteraanbesighede (VBE of VOSB), besighede wat deur ekonomies benadeelde individue (DBE) besit word, en besighede wat deur LGBT-individue besit word (LGBTBE) wanneer bod beskikbaar om uiteenlopende voorleggings te verseker.
      3. Hersien bod om te verseker dat aan spesifikasies vir mense met gestremdhede voldoen word.
      4. Ondersoek of ingediende verskaffers van toepassing is op 'n Verskaffersdiversiteitsgroep.
   2. Diversiteitsgroepbetrokkenheid
      1. Prioritiseer diverse verskaffers wat deur staatskontrakte en koöperasies geverifieer is.
      2. Direkteur of Kontrakte en Verkryging is betrokke by baie diversiteitsgroepe, sowel as gesamentlike aankoopgroepe, om inligting oor verskeie maatskappye van verskillende etnisiteite te bekom om koopkrag te diversifiseer.
      3. Gaan voort met lidmaatskap van die New York/New Jersey Minority Supplier Diversity Council, wat lyste van gesertifiseerde minderheidsverskaffers verskaf.
      4. Verkopers ontmoet deur verskeie konferensies, seminare en werkswinkels by te woon wat fokus op verskaffersdiversiteit, in samewerking met die Diversiteitsgelykheids- en -insluiting-afdeling, die Hudson County, Jersey City en State Diversity-organisasies.

Terug te keer na Policies and Procedures