Bedryfsprosedure vir instandhouding, herstel en wysigings

I. Inleiding

Die doel van hierdie prosedure is om die basiese riglyne uiteen te sit vir institusionele en departementele verantwoordelikhede met betrekking tot instandhouding, herstel en veranderinge van kollegefasiliteite. Om nakoming van HCCC-standaarde en regulatoriese vereistes vir gesondheid en veiligheid te verseker, het die Kollege 'n professionele ingenieurs- en bedryfspersoneel in diens wat toegewy is aan die effektiewe beplanning, konstruksie en bedryf van alle kampusfasiliteite.

Tensy anders gemagtig in hierdie prosedure, word fasiliteite werk by beide Jersey City en Union City kampusse bestuur deur die Kantoor van Ingenieurswese en Bedryf. Individue wat fasiliteitswerk wil verrig, moet die toepaslike personeel by daardie plekke raadpleeg. Enige fasiliteitswerk wat deur gebouadministrateurs gemagtig is, moet aan plaaslike kodes en HCCC-standaarde voldoen.

Alle fasiliteitswerk moet in ooreenstemming met Titel II en toeganklike ontwerp/ADA-standaarde uitgevoer word. Vir die doel van hierdie prosedure word "fasiliteitswerk" gedefinieer as enige werk wat kampusgeboue of -terreine verander, soos die vervanging, hervestiging, verwydering of verf van deure, mure, vensters, rakke of vloere; die verandering of penetrasie van gange of plafonne; byvoeging of verdeling van bestaande ruimte; en werk onder andere aan enige bounutsstelsel.

II. Institusionele Verantwoordelikhede

Die Kollege verskaf basiese fasiliteitsdienste, soos bewaringsdienste, afvalverwydering, herwinning en gebouonderhoud en herstel, deur die Kantoor vir Ingenieurswese en Bedryf (OEO). Die Kollege het ook befondsing vir geringe herstelwerk en verbeterings, wat basiese gebouvernuwings- en veiligheidsprojekte dek.

Kantoor van Ingenieurswese en Bedryf
1. Die primêre missie van die OEO is om die noodsaaklike instandhoudings-, herstel- en geringe veranderingsdienste uit te voer wat nodig is om die Kollege se kampusse operasioneel, veilig en in ooreenstemming met wetlike vereistes soos uiteengesit in wet of kode en HCCC-standaarde te maak en te hou.
Ingenieurs- en bedryfsdiensversoeke en voltooiing
1. Versoeke vir OEO-dienste moet ingedien word deur 'n aanlyn werkbestelling/versoek te voltooi. Wanneer 'n versoek ontvang word, sal OEO 'n werkordernommer toeken en die werk dienooreenkomstig skeduleer.
2. OEO sal werkbestellings skeduleer om aan die vereiste van 'n gespesifiseerde voltooiingsdatum en -tyd te voldoen en sal departemente in kennis stel indien die dienste nie uitgevoer kan word soos versoek nie. Indien 'n voltooiingsdatum nie gespesifiseer is nie, sal werkbestellings geskeduleer word in die bestelling wat ontvang word.
3. Navrae oor werkbestellings in proses moet telefonies aan die OEO by uitbreiding 4048 of per e-pos by gacostaFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Die werkordernommer sal vereis word om op enige navrae te reageer.
4. Indien bepaal word dat die versoek gehef word teen ander rekeninge as die OEO-bedryfsbegroting, sal die departement se kontakpersoon skriftelik in kennis gestel word en van 'n werkordernommer en die kosteberamingsvoorstel vir die dienste voorsien word. Die ramings is nie-bindend en is bedoel om te help om te bepaal of OEO magtig moet word om met die werk voort te gaan. Indien die versoekende departement die werkorder wil laat uitvoer, moet dit skriftelik aan OEO antwoord en voortgaan met die vasgestelde verkrygingsproses. Wanneer die diens uitgevoer word, sal die OEO 'n faktuur verwerk teen die aankoopbestelling wat uitgereik is.
Beplanning, ontwerp en konstruksie
1. OEO fasiliteer beste praktyke in projekontwikkeling, bestuur en konstruksie vir die Kollege en verskaf omvattende leiding wat verband hou met die instelling se geboude omgewing. Dit sluit HCCC-meesterbeplanning, programmering, ontwerpontwikkeling, boupogings en beste ontwerppraktyke in. Voordat 'n projekversoek geïnisieer word, moet individue met die toepaslike departementsadministrateur konsulteer om spesifieke departementsbeleide en -prosedures vir die versoek van fasiliteitswerk te bepaal.

III. Eenheidsverantwoordelikhede wat verband hou met gebouegebruik

Dekane, direkteure en eenheidshoofde is verantwoordelik om te verseker dat ruimte gebruik word vir die doeleindes wat toegewys is en gebruik word op maniere wat die veiligheid bevorder van almal wat die fasiliteite gebruik of besoek. Alle lede van die Kollege-gemeenskap het 'n verantwoordelikheid om kampusfasiliteite versigtig te behandel; om enige handelinge te vermy wat gevaarlike, gevaarlike, onveilige of ongesonde toestande skep; en om enige sodanige toestande wat hulle mag nakom, aan te meld. Die Kollege maak staat op personeel en toesighouers om die studente, fakulteit, personeel en besoekers van fasiliteite oor die gebruik daarvan in te lig en op te voed. Departement se verantwoordelikhede sluit in:

Magtiging van toegang tot ruimte in beperkte of beveiligde gebiede en na-ure;
Identifisering van eenheidsverantwoordelikhede vir die veilige berging, hantering en wegdoening van gevaarlike materiale; en
Volg alle HCCC-beleide en -prosedures vir fasiliteitveranderings, instandhouding en herstel.

IV. Departementele Onderhoudspersoneel

Kantore, hoofsaaklik selfonderhoudende eenhede (soos FLIK, Boekwinkel, ens.) wat personeel het, of van voorneme is om te hê wat spesifiek vir departementele instandhouding en klein veranderingstake gehuur word, moet 'n memorandum van verstandhouding met OEO hê. Daardie ooreenkomste moet periodiek hersien word om te verseker dat die werk wat deur hierdie eenhede verrig word nie meer is as wat veilig en in ooreenstemming met toepaslike regulatoriese kodes gedoen kan word nie. Hierdie ooreenkomste ontken nie die departement se verantwoordelikheid om aan HCCC-standaarde te voldoen nie; omgewings-, veiligheids- en gesondheidsregulasies; en toelaatingsprosesse.

V. Kantoorruimtetoewysing

Die doel van die prosedure en riglyne vir kantoorruimtetoewysing is om 'n deursigtige en regverdige proses vir die toewysing van kantoorruimtes te verseker en om prioriteite vir kantoortoewysing te verskaf. Ruimte is 'n beperkte Kollege-hulpbron; gevolglik moet dit verantwoordelik bestuur word en op 'n wyse wat die bevordering van die kollege se missie en strategiese prioriteite bevorder. Buigsaamheid moet gehandhaaf word om veranderinge in funksie, kurrikulums, programme en tegnologieë aan te spreek. Gevolglik is 'n omvattende raamwerk vir die toewysing en bestuur van ruimte, insluitend kantoorruimte, daargestel om die beste benutting en reaksies op huidige en ontluikende behoeftes te bereik. Die Kollege is verbind tot 'n regverdige en deursigtige proses vir alle kantoorruimtetoekennings. Toewysing van kantoorruimte word bestuur deur die Kantoor van Ingenieurswese en Bedryf. Versoeke sal deur die Uitvoerende Direkteur van Ingenieurswese en Bedryf met potensiële gebruikers gekoördineer word en deur die ooreenstemmende Kabinetslid goedgekeur word. Kantoorskuif binne 'n afdeling of eenheid vereis nie bykomende goedkeuring nie.
riglyne
1. Ruimteopdragte is gegrond op die Kollege-missie, kernwaardes en strategiese rigtings.
2. Alle fakulteite en personeel sal voorsien word van 'n kantoorspasie of werkspasie wat geskik is vir die tipe werk wat hulle verrig. Waar moontlik, moet fakulteits- en personeellede wat gereeld met studente kommunikeer, toegang hê tot 'n privaat ruimte om met studente te vergader.
3. Kantoorspasie is kollege-eiendom wat aan 'n gegewe eenheid of afdeling, soos beskikbaar, toegewys sal word op 'n wyse wat kollege-prioriteite die beste bevorder. Geen eenheid of afdeling “besit” die spasie wat daaraan toegeken is nie. Finale besluite oor die toekenning van kantoorruimte binne 'n gegewe afdeling berus by die ooreenstemmende afdelings visepresident of dekaan. In situasies waar kantoorruimte tussen verskillende eenhede of afdelings gedeel word, moet die Visepresidente en Dekane wat daardie eenhede of afdelings verteenwoordig onderling bepaal hoe die spasie gebruik gaan word. Elke eenheid of afdeling behoort sy kantoorruimtebehoeftes te bestuur binne die ruimte wat op enige gegewe tydstip aan die eenheid of afdeling toegewys is.
4. Kantoorruimte, soos alle kollegeruimtehulpbronne, moet op die mees doeltreffende en effektiewe manier moontlik ontplooi word om programmatiese en strategiese doelwitte die beste te dien.
5. Gedeelde kantoor- en oop kantoorreëlings word waar moontlik aangemoedig om die kampus se beperkte ruimte doeltreffend te gebruik.
6. Kantoorspasie wat aan 'n eenheid of afdeling toegewys is, kan hertoegewys word na 'n ander eenheid in reaksie op kollege se behoeftes en prioriteite.
7. Kantoorspasie wat ontruim is weens 'n aansienlike vermindering in programgrootte, vermindering in arbeidsmag, of programuitskakeling, keer terug na die kollege-ruimtepoel.
8. Kantoorspasie wat ontruim is as gevolg van 'n eenheid se verskuiwing na 'n ander gebou, vloer of suite, keer terug na die kollege-spasiepoel.
9. Wanneer spasie hertoegewys gaan word, sal alle geaffekteerde partye kennis gegee en vooraf geraadpleeg word.
Kantoorruimtetoewysingsprioriteite
1. Vasgestelde, dienstermyn-, tydelike voltydse fakulteits-, dosente en voltydse eenheidspersoneel wat 'n hoë vlak van privaatheid vereis om aan vertroulike sake te werk of om met studente, personeel en ander te vergader; rang/senioriteit sal in ag geneem word.
2. Kantore kan privaat, gedeeld, oop of in hokkies wees soos toepaslik en beskikbaar. Privaat ruimte om met studente te ontmoet, moet voorsien word aan diegene wat nie privaat kantore toegewys is nie.
3. Elke afdeling of eenheid moet aanbevole kantoorgroottes en tipes vir hul individuele behoeftes artikuleer. Vir huidige kantore sal die tipes en groottes noodwendig van hierdie aanbevelings verskil as gevolg van bestaande geboukonfigurasies en beskikbaarheid van toepaslike spasies.
4. Kantore sal toegewys word op grond van noodsaaklikheid, beskikbaarheid en geskiktheid vir die beoogde gebruik.
5. Toewysing van verskeie kantore vir fakulteit en personeel word nie toegelaat nie, tensy daar 'n gedemonstreerde behoefte is. Onder sulke omstandighede kan 'n fakulteit of personeellid 'n sekondêre kantoor toegewys word (ideaal in 'n gedeelde reëling), mits dit nie in dieselfde gebou/kampus as die primêre kantoor geleë is nie. Alle besluite wat verband hou met veelvuldige ampte sal op 'n geval-tot-geval basis geneem word en vereis die goedkeuring van die toepaslike Visepresident/Dekaan in oorleg met die Kabinet.
6. Deeltydse fakulteite en personeel moet waar moontlik kantoorruimte in 'n gedeelde kantoorreëling toegewys word.
7. Elke eenheid moet verseker dat alle kantore beset word. Wanneer kantore vir aansienlike tydperke onbewoon gelaat word, soos tydens sabbatsverlof of ander verlof, moet eenhede hierdie spasies gebruik om dringende ruimtebehoeftes te verlig. Indien 'n kantoorspasie vir 'n tydperk langer as een jaar onderbenut bly, kan die eenheid of afdeling vereis word om 'n regverdiging te verskaf vir die handhawing van die gebruik van die spasie.
8. Emeritus/afgetrede fakulteit en personeel kan gedeelde kantore voorsien word indien spasie binne 'n eenheid beskikbaar is en hulle by eenheidsaktiwiteite betrokke bly. Hierdie gedeelde kantore is bedoel om 'n individu in staat te stel om kontak met hul eenheid, dissipline, kollegas en die groter Kollege-gemeenskap te behou.
9. Wanneer moontlik en eenhede begeer om hul ruimte-opdragte te konsolideer vir redes van akademiese interaksie en administratiewe doeltreffendheid, sal aangrensende ruimtes voorsien word.
10. Periodieke evaluering van kantoorruimtetoewysing moet deur die eenheid- of afdelingshoof gedoen word om te verseker dat alle kantoorspasie tot maksimum funksionaliteit en doeltreffendheid benut word.
11. Amptelike ruimte-inventarisverslae wat alle kantoorruimtetoekennings aanteken, sal deur die Kantoor van Ingenieurswese en Bedryf in stand gehou word.
12. Om 'n akkurate en volledige rekord van spasietoewysings te ondersteun, sal eenhede of afdelings op 'n jaarlikse/periodieke basis die kantoorruimtetoekennings en name van personeel wat toegewys is om spesifieke kamers te okkupeer by Fasiliteite verifieer.
13. Die Kabinet sal Fasiliteitsbestuur periodiek versoek om die toereikendheid van 'n eenheid se kantoorruimtetoewysing te evalueer en te ontleed gebaseer op kriteria soos die aantal en tipes personeel, die ligging, funksionele uitleg en veranderinge in programmatiese behoeftes.
14. Kantoorspasie mag nie aan nie-kampusorganisasies toegeken word sonder vooraf goedkeuring van die toepaslike afdelingshoof in samewerking met die Kabinet nie.
Kriteria vir Kantoorruimteveranderings en -toekennings
1. Primêre kriteria: Die volgende word beskou as versoekers se primêre kriteria in volgorde van belangrikheid vir nuwe spasietoewysing of veranderinge aan spasietoewysing:
  - Veiligheid
  - Mediese of ADA verblyf
  - Nuwe huur
  - Funksionele werksbehoeftes
  - Operasionele doeltreffendheid soos dit betrekking het op die kollege se Akademiese Meester Strategiese Plan en/of die afdeling of departement se missie of herstrukturering
2. Sekondêre kriteria: Die volgende word beskou as versoekers se sekondêre kriteria vir nuwe spasietoewysing of veranderinge aan spasietoewysing.
  - Werkstatus
  - Werwing
  - Retensie
  - Lengte van diens
  - Personeelverwante sake
3. Indien daar vasgestel word dat 'n spasietoewysingsversoek nie aan die vereiste kriteria voldoen nie, sal dit geweier word. Indien 'n versoek geweier word, kan daar na die ooreenstemmende Kabinetslid geappelleer word. Die appèl moet skriftelik gemaak word, waarin in detail uiteengesit word hoe die versoek aan al die vereistes vir goedkeuring voldoen en waarom die versoek goedgekeur moet word. Die ooreenstemmende Kabinetslid sal met relevante partye konsulteer en kan die geweierde versoek omkeer of die weiering behou. Hierdie besluit kan met die Kabinet as geheel bespreek word voordat 'n besluit geneem word. Die besluit van die Kabinetslid is finaal.

Goedgekeur deur: Kabinet
Verwante Raadsbeleid: Beleid oor Ingenieurswese en Operasies

Terug te keer na Policies and Procedures