Rekeningkunde - Vaste Bates Prosedure

Rekeningkundige Departement Prosedure oor Vaste Bate

I. Inleiding

Die doel van hierdie dokument is om Hudson County Community College se prosedures en riglyne met betrekking tot die Kollege se vastebatebeleid uiteen te sit, insluitende voldoening aan die vereistes van Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Beginsels (AARP) reëls en die Governmental Accounting Standards Board, die bron van AARP . Dit is ook bedoel om bestuur by te staan ​​met die doel om akkurate rekords van vaste bates te hou. 
Die Kollege stel finansiële state op volgens AARP-reëls. Daarbenewens vereis regeringsregulasies dat die Kollege rekords van bates, insluitend verkrygingskoste, waardevermindering en vervreemding van vaste bates, moet aanteken en in stand hou. Alle bates wat aan die vereiste van vaste bates voldoen, sal as langtermynbates beskou word en sal as sodanig hanteer word volgens AARP-reëls.

II. Doelwitte

1. Om te voldoen aan AARP en alle regeringsvereistes met betrekking tot die aantekening en behandeling van vaste bates.
2. Om akkurate rekord van die Kollege se vaste bates te verskaf en definisies, metode van waardasie van vaste bates, nuttige lewensduur en metode van waardevermindering vas te stel.
3. Om te verseker dat rekords beperk word tot gemagtigde personeel en dat alle transaksies wat met vaste bates verband hou, insluitend aankoop, vervreemding en waardevermindering deur gedelegeerde owerhede goedgekeur word.

III. Vaste-/kapitaalbate-definisie

Bates wat vir die daaglikse bedryf van die Kollege verkry word en waaruit die Kollege voordele kan trek uit oor 'n tydperk van ten minste een fiskale jaar. Bates wat vir verkoop gekoop word, sal nie as vaste bates, soos voorraad, getel word nie. 

Vaste/kapitaalbates kan in twee kategorieë geklassifiseer word:

1. Tasbare bates
2. Ontasbare bates

A. TASIESE BATES 

Tasbare bates is bates wat fisiese substansie besit, wat beteken bates wat aangeraak en gevoel kan word. 
Onder AARP het vaste (tasbare) bates drie primêre kenmerke:
       1. Verkry en gehou vir gebruik in bedrywighede, (bv. nie gehou vir verkoop nie);
       2. Langtermyn van aard (meer as 1 jaar); en
       3. Besit fisiese substansie.

Die Kollege se tasbare bates sluit die volgende in, wat van tyd tot tyd gewysig kan word:
       1. Grond 
       2. Geboue en verbeterings
       3. Huurverbeterings
       4. toerusting
       5. Biblioteekboeke 
       6. Konstruksie aan die gang

1) LAND 
Onder AARP word Grond gedefinieer as die aarde se oppervlak, wat gebruik kan word om 'n struktuur te ondersteun of om gras en bome te laat groei. Grond het 'n onbepaalde leeftyd. As sodanig is dit nie afskryfbaar onder AARP-reëls nie. Uitgawes wat gemaak word om grond te bekom, word as deel van die koste daarvan beskou. Die volgende uitgawes kan ingesluit word by die bepaling van die grondkoste: 

a) Koopprys (billike markwaarde indien geskenk)
b) Enige Kommissies betaal
c) Enige professionele fooie betaal, insluitend, sonder beperking, regskoste, Landmeterfooie, argitek- en titelsoekfooie
d) Bedrae betaal vir die verwydering van enige konstruksie van grond (reddingswaarde vir sodanige sloping moet afgetrek word), grond skoonmaak
e) Opgelope of onbetaalde belasting tot en met die datum van verkryging

2) GEBOUE EN VERBETERINGS 

Gebou word gedefinieer as permanente struktuur, geheg aan grond, wat 'n dak het en deur mure omring word. Die volgende uitgawes word in ag geneem by die bepaling van die koste van 'n gebou:

a) Koopprys (billike markwaarde indien geskenk)
b) Uitgawes om die gebou gereed te maak vir gebruik vir die doel waarvoor dit aangekoop is
c) Konstruksiekoste
d) Professionele fooie betaal, insluitend, sonder beperkings, verkoopskommissie, makelaarsfooie, inspeksiefooie, boupermit, regskoste, argitekskoste, ingenieursfooie, ens.

Gebouverbetering word gedefinieer as 'n kapitaalgebeurtenis wat die nuttige lewensduur van 'n gebou, waarde van 'n gebou, of albei, verhoog. Byvoorbeeld, die omskepping van 'n kelder of solder in 'n kantoor, die opgradering van mure of vloere, binne- of buite-opknappings, ens.

Alle koste wat aangegaan word om die gebou te verbeter, word beskou as koste van verbeterings.

Gebou-instandhoudingskoste is koste wat toelaat dat 'n bate voortgaan om gedurende sy oorspronklike nuttige lewensduur gebruik te word. Byvoorbeeld, herstelwerk aan die gebou of sy stelsels (loodgieterswerk, verwarming, HVAC, skoonmaak, plaagbeheer, ens.). Hierdie koste word beskou as gebou-instandhoudingskoste en word as uitgawes onder AARP behandel, en sal nie gekapitaliseer word nie. Dit moet as herstel- en instandhoudingskoste aangeteken word. Aandag moet gegee word of hierdie koste as gebouonderhoudskoste teenoor gebouverbeteringskoste hanteer moet word. 

3) HUURHUURVERBETERINGS 

Huurverbeterings word gedefinieer as verbeterings wat aan gehuurde eiendom aangebring word wat aan die verhuurder moet terugbesorg ten tyde van die verstryking van die huurkontrak. Die nuttige lewensduur van sodanige verbetering is die geskatte dienslewe of die oorblywende termyn van die huurkontrak, wat ook al die kortste is.

4) TOERUSTING

Toerusting is tasbare bates wat vir bedrywighede gebruik moet word. Alle koste verbonde daaraan om toerusting in 'n toestand gereed vir gebruik te plaas, moet by die batewaarde ingesluit word. Die volgende uitgawes word in ag geneem by die bepaling van die koste van toerusting: 

a) Kontrak of faktuurprys
b) Pligte betaal 
c) Vraguitgawes
d) Installasiekoste
e) Versekeringskoste vir vervoer 
f) Koste betaal vir toetsing en voorbereiding vir gebruik

Die Kollege se lys van toerusting sluit die volgende items in, wat van tyd tot tyd gewysig kan word:
    
a) Rekenaars
b) Drukkers
c) Telefone
d) Kantoormeubels
e) Lugversorgers
f) Projektors
g) Kombuistoestelle
h) Yskaste
i) Skottelgoedwassers
j) Sagteware (slegs besit)

5) KONSTRUKSIE IN VOLGENDE (CIP)

'n CIP-bate word gewaardeer as die koste van konstruksiewerk wat begin maar nog nie voltooi is nie. Vir CIP-bates word waardevermindering nie aangeteken totdat die bate in gebruik geneem is nie. Wanneer konstruksie voltooi is, word 'n KIP-bate geklassifiseer as 'n vaste bate onder die toepaslike opskrif (bv. gebou, gebouverbetering, grondverbetering) met alle koste verbonde aan die KIP tot op die datum van verskuiwing na vaste bates. Sodra dit as 'n vaste bate gekategoriseer is, sal waardevermindering getel word (let wel: soos vroeër uiteengesit, word waardevermindering getel sodra 'n bate in gebruik geneem is).

6) OORDRAG VAN CIP NA VASTE BATES

Nadat 'n bate in gebruik geneem is, word alle koste verbonde daaraan wat in die CIP-rekening gestoor word, na die toepaslike vastebaterekening verskuif. Byvoorbeeld:

B. ONTAASBARE BATES 

Ontasbare bates is bates wat nie fisiese substansie besit nie.

GASB-verklaring No. 51 verskaf leiding vir die rekeningkundige en finansiële verslagdoening van ontasbare bates en lys die volgende kenmerke van ontasbare bates: 

1. Gebrek aan fisiese substansie. 
2. Niefinansiële aard (debiteure of vooruitbetalings is nie ontasbare bates nie). 
3. Aanvanklike nuttige lewensduur strek verder as 'n enkele verslagdoeningstydperk. 

C. VASTE BATE VERKRYGINGSKOSTE

AARP-standaarde vereis gewoonlik dat vaste bates teen hul historiese koste aangeteken moet word, insluitend alle normale uitgawes om die bate na 'n plek en toestand te bring vir sy beoogde gebruik.

Verkrygingskoste sluit in installasiekoste, montering, vrag, pakhuise, versekering, belasting, ens.

Indien 'n vaste bate nie gekoop word nie, maar deur skenking verkry word, is die verkrygingskoste daarvan die billike markwaarde van daardie bate plus alle direkte uitgawes gemaak in verband met die ingebruikneming van daardie bate vir die beoogde doel.

Sodra die waarde van 'n vaste bate aangeteken is, kan dit onder geen omstandighede verander word nie.

Vir die doel van kapitalisasie is daar 'n per bate individuele drempel. Indien daar egter 'n deurlopende projek is, moet die gekombineerde totaal van alle vaste bates betrokke by die projek in ag geneem word vir die doel van die bepaling van kapitalisasiekoste. Die Kollege se kapitalisasiekostedrumpel vir vaste bates is soos volg:

D. WAARDERING

Waardevermindering word gedefinieer as die rekeningkundige proses om die koste van tasbare bates op 'n sistematiese en rasionele wyse aan bedryfskoste toe te wys in daardie tydperke wat na verwagting voordeel sal trek uit die gebruik van die bate. Waardevermindering is 'n besettings- of gebruikskoste, en moet dus begin die maand na die datum waarop die bate in produksie geplaas is. Dit kan bereken word op reguitlynmetode of dalende saldometode. Die Kollege volg die reguitlyn-depresiasiemetode. Bates word oor hul geskatte nuttige lewensduur afgeskryf.
Die Kollege bereken tans waardevermindering op 'n maandelikse basis deur die reguitlynwaardeverminderingsmetode te gebruik. Tydperke van geskatte lewensduur vir oorweging by die bepaling van die waardevermindering van die Kollege se vaste bates is soos volg:

Die volgende feite word oorweeg tydens die berekening van waardevermindering:

1) Datum van aankoop;
2) Totale koste van 'n bate;
3) Nuttige lewensduur van 'n bate;
4) Waardeverminderingsmetode (reguitlyn); en
5) Herwinning of reswaarde (verkoopwaarde aan die einde van die nuttige lewensduur van 'n bate), indien enige.

Oor die algemeen, aan die einde van 'n bate se nuttige lewensduur, is die totale opgehoopte waardevermindering gelyk aan die totale koste van die bate minus enige herwinningswaarde.
Neem byvoorbeeld aan dat die Kollege 'n vaste bate vir $110,000 gekoop het. Die bate-nutsduur word geskat op tien (10) jaar deur die reguitlynmetode te gebruik. Aan die einde van die 10 jaar het die bate 'n herwinningswaarde van $10,000 XNUMX. 

Waardevermindering elke jaar = (koste - bergingswaarde)/geskatte leeftyd
                                      = ($110,000 10,000-$10 XNUMX)/XNUMX
                                      = $100,000 10/XNUMX
                                      = $10,000 per jaar
Na 10 jaar is die totale waardevermindering van die bate $100,000 (10 jaar x $10,000). Soos hierbo genoem, is die totale waardevermindering ook gelyk aan die totale koste minus die herwinningswaarde. 
($110,000-$10,000=$100,000).

E. WAARDEDALING VAN VASTE BATES 

Die Kollege volg Verklaring No. 42 van GASB met betrekking tot waardedaling van vaste bates. Verklaring No. 42 bevat riglyne vir die meting van waardedalingsverliese op kapitaalbates.
'n Bate word as 'n waardedaling beskou wanneer die bruikbaarheid daarvan vir diens aansienlik en onverwags afneem; dit wil sê, iets gebeur wat nie binne die normale lewensiklus van die bate is nie.
Die effek van waardedaling moet gerapporteer word wanneer dit plaasvind eerder as deur 'n waardeverminderingsuitgawe of wanneer die bate vervreem word.

F. BESKIKKING VAN BATES 

Vervreemding van 'n vaste bate vind plaas wanneer 'n maatskappy sy bate om enige rede moet verkoop (of die nutsduur geëindig het of omruiling van bates). Kortom, dit is die verkoop van 'n vaste bate.
Moontlike maniere om 'n bate te vervreem is soos volg:

1) Dit kan aan 'n derde party verkoop word
2) Dit kan as skroot verkoop word
3) Dit kan geskenk word
4) Dit kan aan enige werknemer van 'n organisasie verkoop word
5) Dit kan ingeruil word terwyl 'n nuwe bate gekoop word
6) Dit kan na 'n ander departement oorgeplaas word

Ongeag die proses wat gebruik word om van 'n bate te beskik, moet alle bateverkope deur die Kontroleur gemagtig word. Vervreemde bates moet verkoop word teen markwaarde van die bate ten tyde van die verkoop.
Sodra dit vervreem is, word die bate dan uit die balansstaat uitgeskakel en die wins/verlies word met behulp van 'n joernaalinskrywing aangeteken. 
Neem byvoorbeeld aan dat 'n maatskappy 'n bate vir $10,000 8,000 gekoop het. Op die oomblik is die opgehoopte waardevermindering $3,000 XNUMX. Die maatskappy wil van die bate ontslae raak. Die markwaarde van die bate is $XNUMX XNUMX. Die volgende inskrywings moet in die finansiële staat gemaak word:

                                 As die markwaarde van die bate $1,500 XNUMX is, moet die volgende inskrywing gemaak word:

As daar geen wins of verlies op die verkoop van die bate is nie, wat beteken dat die markwaarde gelyk is aan die oorblywende saldo van die bate ($2000 vir hierdie voorbeeld), dan moet die volgende inskrywing aangeteken word:

As die maatskappy besig is om 'n bate af te skryf, wat beteken dat daar na nuttige lewensduur geen herwinningswaarde is nie, moet die volgende inskrywing gemaak word:

Die hoofdoelwit agter die vervreemding van bates en die rekordering daarvan op 'n akkurate manier is om 'n skoon balansstaat van 'n organisasie aan te bied sodat dit werklike bates voorhande weerspieël.

G. VERANTWOORDELIKHEDE

Dit is die verantwoordelikheid van alle personeellede van die Kollege om die vaste bates te beskerm en te verseker dat hierdie bates slegs vir hul gemagtigde doel gebruik word en nie vir persoonlike gebruik nie.

Die Beheerder is ook verantwoordelik om te verseker dat alle vastebate-rekords op 'n akkurate wyse bygehou word, insluitend die inagneming van al die faktore wat belangrik is ten tyde van waardasie en die berekening van waardevermindering van vaste bates. Die bateregister moet betyds bygehou word.

Rekords van vaste bates moet aan alle departementshoofde gesirkuleer word vir hersiening en aanbevelings, indien enige. Indien daar enige voorgestelde veranderings is, moet die Kontroleur in kennis gestel word en die toepaslike regstellings aangebring word.

Die Rekeningkunde-afdeling is ook verantwoordelik vir die byhou van akkurate rekords van die volgende:

1. 1. 1. 1. Datum van aankoop
         2. Datum bate in gebruik geneem word
         3. Vervaardiger en verkoper se besonderhede
         4. Modelnommer (indien enige)
         5. Gedetailleerde beskrywing van bate
         6. Ligging van bate
         7. Befondsing en sy bronne vir die verkryging van 'n bate
         8. Waarborg (indien enige)
         9. Versekeringsbesonderhede (indien enige)
         10. Algemene grootboek rekeningnommer

Die Rekeningkundige Departement is ook verantwoordelik vir die instandhouding van harde en sagte kopieë van fakture en alle stawende dokumentasie sodat dit geredelik beskikbaar is wanneer dit vir ouditdoeleindes benodig word of soos andersins nodig is.

Goedgekeur deur die Kabinet: Julie 2021
Verwante Raadsbeleid: Rekeningkunde, Vaste Bates

Terug te keer na Policies and Procedures