Rekeningkunde - Rekeninge Debiteure Beleid

 

DOEL

Die doel van hierdie Beleid oor Debiteure is om die doeltreffende en effektiewe bestuur van die invordering van alle Hudson County Community College (“College”) debiteure te verseker en om 'n stelsel van interne beheermaatreëls vir die bestuur van die debiteure-proses daar te stel.

BELEID

Debiteure is 'n beduidende bate vir die Kollege. Die Kollege en sy Raad van Trustees (“Raad”) is daartoe verbind om die invordering van alle debiteure aan die Kollege doeltreffend en doeltreffend te bestuur. Debiteure sluit enige verpligting in wat voortspruit uit verbruikers- of finansiële transaksies met die Kollege, insluitend, maar nie beperk nie tot, studente-onderrig, fooie, oop-inskrywingskursusse vir voortgesette onderwys, sowel as verkope van produkte en dienste. 
Die Raad delegeer aan die President die verantwoordelikheid vir die ontwikkeling van prosedures en 'n stelsel van interne beheermaatreëls vir die bestuur van die debiteure-proses, insluitend prosedures vir die aanspreek van onderrig en fooie, betalingsopsies, betalings, studentefakturering, invorderings, administratiewe afskrywings, vereistes vir plasing hou op studenterekords, terugbetalings, vorm 1098-T en onderrigstate. Die Finansiële Kantoor sal verantwoordelik wees vir die implementering van die beleid.

Goedgekeur: Junie 2021
Goedgekeur deur: Raad van Trustees
Kategorie: Rekeningkunde
Subkategorie: Debiteure
Geskeduleer vir hersiening: Junie 2024
Verantwoordelike Kantoor(e): Finansies

 

Prosedures

Rekeningkunde - Rekeninge ontvangbaar Prosedure

I. Inleiding

Debiteure is 'n beduidende bate vir Hudson County Community College. Die Kollege debiteure moet bestuur word om die doeltreffende en effektiewe invordering van alle skulde aan die Kollege te verseker. Hierdie prosedure is van toepassing op alle studente by die Kollege.

II. Definisie

Rekeninge ontvangbaar: Enige geldelike verpligting wat voortspruit uit 'n verbruikerstransaksie. Rekeninge ontvangbaar is die resultaat van verskeie tipes finansiële transaksies, insluitend, maar nie beperk nie tot, studenteonderrig, fooie, voortgesette onderwys oop-inskrywingskursusse, sowel as verkope van goedere en dienste.

Rekeninge ontvangbare regstelling: 'n Debiteure-korreksie vind plaas wanneer 'n verandering in die bedrag van debiteure verskuldig op 'n rekening gekanselleer of aangepas is omdat die Kollege nie geregtig is om die geld in te vorder nie.

Administratiewe afskrywings: Studentedebiteure wat deur die Kollege bepaal is om afgeskryf te word, wanneer 'n student die skuld as gevolg van onvoorsiene omstandighede betwis, en die appèl word deur die Spesiale Omstandighede vir Onttrekkingskomitee goedgekeur.

Skuld: Enige dollarbedrag wat aan die Kollege verskuldig is, insluitend, maar nie beperk nie tot, onderrig, fooie, lenings en verkope van goedere en dienste.

Debiteur: 'n Individu, besigheid, nie-winsgewende organisasie of enige ander openbare of private entiteit insluitend staats-, plaaslike of federale regering, wat aanspreeklik is vir 'n skuld of teen wie daar 'n eis vir 'n skuld is.

Beperkings: Beperkings op huidige of toekomstige aktiwiteite van studente, fakulteite en personeel wat deur die Kollege opgelê word.

student: 'n Individu wie se aansoek om toelating deur die Kollege-toelatingskantoor verwerk en goedgekeur is. 'n Student sluit enige persoon in wat inskryf vir enige krediet- of niekredietkursus wat deur die Kollege aangebied word.

III. Bestuur van Debiteure

Die Kollege sal 'n onderrigsperdatum vir elke semester vasstel. Daardie studente wat nie 'n uitgestelde betalingsplan aangegaan het nie, ten volle betaal het teen die vasgestelde datum, of wat nie deur die Kantoor van Financial Aid, loop die risiko om uit hul klasse gederegistreer te word. Die Kollege sal studente van registrasie laat vaar vir nie-betaling van onderrig. Die datums om studente te laat val word deur die Kantoor van Inskrywingsdienste bepaal. 

Die Kollege het geskrewe beleide en prosedures vir die bestuur van die debiteure-proses vir die onderstaande kategorieë:

        1. Subdeel A. Onderrig en fooie
        2. Subdeel B. Vestiging van Debiteure
        3. Subdeel C. Betaalopsies
        4. Subdeel D. Betalingsbeleid
        5. Subdeel E. Fakturering
        6. Subdeel F. Versamelings
        7. Subdeel G. Administratiewe afskrywings
        8. Subdeel H. Vereistes vir die plasing van houe op studenterekords
        9. Subdeel I. Terugbetalings
        10. Subdeel J. Vorm 1098-T, Onderrigverklaring
        11. Subdeel K. Studentegesondheidsversekering

Subdeel A. Onderrig en fooie

Standaard onderrigtariewe en fooie is onderhewig aan die Raad van Trustees se goedkeuring elke akademiese jaar. Ander kursusverwante fooie is ook deur die akademiese jaar onderhewig aan goedkeuring deur die Raad van Trustees.  
Die drie tipes onderrigtariewe sluit in:

              1. Hudson County Inwoners
              2. Buitelandse inwoners
              3. Buite-staatlike en internasionale inwoners

Subdeel B. Vestiging van Debiteure

Dit is die verantwoordelikheid van die Kollege om die bepalings en voorwaardes vir betaling vas te stel wanneer 'n rekening geskep word. Die skuld sal erken word deur die student of ander debiteur ten tyde van die skepping van die rekening. Die erkenning moet skriftelik wees, of deur die voltooiing van die outomatiese registrasieproses wat aandui dat die skuldenaar die bepalings en voorwaardes vir betalingsverpligtinge aanvaar het.
Die debiteure verpligting sal in die Ellucian Kollega-stelsel (studente-subgrootboek) ingeskryf word wanneer die rekening vir die eerste keer gestig word.

Subdeel C. Betaalopsies

1. Metodes van betaling

Die Kollege aanvaar persoonlike tjeks, kassiertjeks en poswissels vir betaling. Kredietkaartbetalings (MasterCard, VISA, Discover en American Express) word ook aanvaar.  

Betalings kan deur die Kollege gemaak word deur ons Liberty Link-platform te gebruik (aanlyn via die volgende skakel: https://libertylink.hccc.edu/Student > Studentefinansiering > Maak 'n betaling), oor die telefoon en persoonlik. Kontantbetalings moet in Amerikaanse dollars gemaak word. Om behoorlike plasing te verseker, word dit aangemoedig dat alle betalings die student se naam en ID# op alle tjeks of poswissels insluit.
 
Alle betalings en korrespondensie wat deur United State Postal Service gestuur word, moet na die adres hieronder gepos word. Betalings word binne 24 uur na ontvangs op studentedebiteure toegepas.
 
Hudson County Community College
Aanv: Studenterekeninge/Beurskantoor
Siplaan 70, 1ste Vloer
Jersey City, NJ 07306

Maandelikse betalingsplan
'n Uitgestelde betalingplan is beskikbaar vir studente wat vir Herfs- en Lente-semesters ingeskryf is, om te help met die betaling van onderrig en fooie en om klasse vir die semester te verseker. Daar is 'n $25 (nie-terugbetaalbare) uitgestelde betalingfooi per semester om die koste van die administrasie van hierdie program te dek. Studente kan uitgestelde betalingsplanne reël deur die College Liberty Link-platform (aanlyn via die volgende skakel: https://libertylink.hccc.edu/Student > Studentefinansiering > Maak 'n betaling > Skep betalingsplan ), oor die telefoon en persoonlik. Studente moet bereid wees om hul eerste betaling te maak voordat die betalingsplan aktief word. Daar is geen betalingsplanne beskikbaar vir somerterme, wintersessies of vir agterstallige saldo's nie. Nadat 'n student vir 'n betalingsplan ingeskryf het en hul eerste betaling gemaak het, sal hulle nie uit hul klasse vir daardie semester gederegistreer word nie.

Financial Aid
Studente kan kies om aansoek te doen vir finansiële hulp om te help met die betaling van hul onderrig en fooie. Die Kantoor van Financial Aid bepaal die geskiktheid vir verskeie soorte finansiële hulp en die werklike uitbetaling van die meeste fondse wat deur die Kantoor geadministreer word. Indien 'n student se finansiële hulptoekennings nog nie voltooi is nie, en/of om enige rede omgekeer word, is die student steeds verantwoordelik vir die betaling van die balans van verskuldigde onderrig en fooie. Indien studente vrae het oor finansiële hulp, insluitend lenings, moet hulle die Kantoor van Financial Aid direk.

Subdeel D. Betalingsbeleid

Studente met onbetaalde debiteure, wat nie bevredigende reëlings met die Studenterekeninge/Beurskantoor getref het om die debiteure te betaal nie, of wat nie finansiële hulptoekennings teen elke kwartaal se sperdatum in plek het nie, kan uit klasse gederegistreer word. Betalingspertye word op registrasie- en rekeningstate vermeld, en kan elektronies gevind word by https://myhudson.hccc.edu/, en by https://www.hccc.edu/tuition.
 
By graduering of ander onttrekking aan die Kollege, is studente verantwoordelik vir die spoedige betaling van enige uitstaande balans wat aan die Kollege verskuldig is. Indien betaling nie gemaak word nie, sal die rekening na een van die invorderingsagentskappe wat die Kollege bedien, gestuur word.

Subdeel E. Fakturering

Studente kan hul rekeninge aanlyn bekyk; en papierfakture word maandeliks uitgereik.
Die Kollege pos 'n eenvormige gedrukte faktuur aan die debiteur ten minste 30 dae voor verwysing na enige invorderingsagentskap. 

Vir agterstallige rekeninge sal die Kollege 'n gedrukte faktuur in uniform aan die debiteur pos ten minste 30 dae voordat die rekening na 'n invorderingsagentskap verwys word.

Subdeel F. Versamelings

Onopgeloste agterstallige rekeninge van meer as $500 sal na een van die invorderingsagentskappe, Allied Account Services of Transworld Systems gestuur word, volgens alfabetiese volgorde verdeel. Verouderde saldo's sal in die Elluciese stelsel aangeteken word, wat aandui na watter invorderingsagentskap die skuld gestuur word. Studente met agterstallige skuld sal Registrateur- en registrasiebeperkings hê tot tyd en wyl die skuld ten volle betaal is. 

By die verskaffing van voldoende bevestigende dokumentasie aan die Kollege, kan studenteskuld wat in bankrotskap afgeskryf is deur die Kollege afgeskryf word en sal invorderingsverrigtinge gestaak word.

Subdeel G. Administratiewe afskrywings

Studente wat onvoorsiene omstandighede ervaar, kan graadveranderinge en/of klasgeldaanpassings versoek deur 'n Spesiale Omstandighede vir Onttrekking-versoek te voltooi. Voltooide versoeke word tweeweekliks hersien deur 'n komitee bestaande uit die Direkteur van Studenterekeninge/Bursaar, die Visepresident vir Studentesake en Inskrywings, die Mededekaan van Financial Aid en die Mededekaan van die Sentrum vir Studente en Akademiese Sukses. Indien goedgekeur vir onderrigaanpassing, sal 'n administratiewe afskrywing voltooi word vir die klas(se) wat versoek word.

Subdeel H. Vereistes vir die plasing van houe op studenterekords

Studente wat saldo's op hul rekeninge het, sal toegang tot die ontvangs van Registrateurrekords geweier word. Daarbenewens sal studente met saldo's op hul studenterekening van meer as $500 nie toegelaat word om vir toekomstige akademiese termyne te registreer nie.  

Studente wie se rekeninge na kollektes gestuur word, sal 'n registrateur en registrasiebeperking op hul rekeninge laat plaas totdat die balans ten volle betaal is.

Tjeks teruggestuur 

'n Koste van $25 sal aan studente geassesseer word vir elke terugbesorgde tjek wat deur die student aan die Kollege uitgereik word. Verder sal beperkings op hul rekeninge geplaas word by studente wie se tjeks teruggestuur is, wat daardie studente verhoed om in die toekoms die Kollege met tjeks te betaal.

Subdeel I. Terugbetalings

Die Studenterekeninge/Beurskantoor verwerk weekliks studenteterugbetalings. Terugbetalings wat uit kredietkaartbetalings gegenereer word, sal teruggekrediteer word na die kredietkaart wat vir die betaling gebruik is. Financial Aid terugbetalings word gegenereer in die vorm van geposde tjeks en e-tjeks. Alle tjeks word deur die Rekeningkundige Afdeling verwerk.

Subdeel J. Vorm 1098-T, Onderrigverklaring

Elke Januarie berei die Studenterekeninge/Beurskantoor Vorm 1098-T, Onderrigbelastingstate vir studente voor. Studente met ontbrekende sosiale sekerheidsnommers sal per e-pos en e-pos kennisgewings ontvang om hierdie inligting twee keer per jaar by die Studenterekeninge/Beurskantoor in te dien.

Subdeel K. Studentegesondheidsversekering

Na wetgewing wat op 5 Julie 2013 by wet onderteken is, is die Kollege nie meer verplig om gesondheidsversekering aan studente te verskaf nie. 
 
Studente wat gesondheidsversekering wil koop, word aangemoedig om die volgende twee webwerwe te besoek om meer te wete te kom oor hul gesondheidsversekeringsopsies:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm 
https://www.healthcare.gov/

Goedgekeur deur die Kabinet: Julie 2021
Verwante Raadsbeleid: Beleid oor debiteure

Terug te keer na Policies and Procedures