Rekeningkunde - Rekeningkundige Betaalbaar Beleid

 

DOEL

Die doel van hierdie Beleid oor Rekeninge betaalbaar is om die sekuriteit van Hudson County Community College (“Kollege”) se fondse en die bedryf van besigheid volgens die beginsels van aanspreeklikheid, volledigheid, tydigheid en akkuraatheid te verseker. Gelei deur hierdie beginsels, poog die Kollege om tydige betaling aan verkopers van geverifieerde en goedgekeurde fakture op 'n doeltreffende wyse te maak, en om volledige en akkurate rekords van rekeninge betaalbaar te hou. 

BELEID

Die Kollege en sy Raad van Trustees (“Raad”) is daartoe verbind om lede van die plaaslike gemeenskap en verskaffers wat sake met die Kollege doen, te ondersteun. Hierdie beleid het slegs betrekking op betalings aan verkopers. Rekeninge betaalbaar is 'n tipe korttermynskuld, tipies die bedrag wat 'n organisasie aan sy verskaffers of verskaffers verskuldig is vir goedere en dienste wat gelewer word, waarvoor betaling nie vooraf gemaak word nie. Die Kollege het verpligtinge teenoor verskaffers en verkopers vir die aankoop van goedere en dienste wat in die gewone loop van besigheid gebruik word.
Die Rekeningkundige Afdeling is verantwoordelik vir die ouditering en verwerking van fakture en betalings vir die Kollege. Die Rekeninge-betaaldepartement voer die volgende pligte uit wat verband hou met hierdie doelwit:

  1. faktuurkwitansie en elektroniese betalings;
  2. monitering van verskafferkrediete en vorige betalings aan verskaffers;
  3. hantering van betalingsnavrae van verkopers en die Kollege-gemeenskap;
  4. toesig oor dokumentpassing;
  5. versekering van toepaslike goedkeurings;
  6. verwerking van betalings; en
  7. argivering van dokumente en betalingsgeskiedenis.

Die Raad delegeer die verantwoordelikheid aan die President om prosedures en riglyne vir die implementering van hierdie beleid te ontwikkel. Die Finansiële Kantoor sal verantwoordelik wees vir die implementering van die beleid.

Goedkeuringsmatriks

Goedgekeur: Junie 2021
Goedgekeur deur: Raad van Trustees
Kategorie: Rekeningkunde
Subkategorie: Rekeninge betaalbaar
Geskeduleer vir hersiening: Junie 2024
Verantwoordelike Kantoor(e): Finansies

 

Prosedures

Rekeningkundige Departement Prosedure oor Rekeninge betaalbaar

I. Inleiding

Hierdie prosedure is ontwikkel om die sekuriteit van Kollegefondse te verseker, besigheid word volgens die beginsels van aanspreeklikheid, volledigheid, tydigheid en akkuraatheid bedryf. Gelei deur hierdie beginsels, poog HCCC om 1) tydige betalings van toepaslike fakture op 'n doeltreffende wyse te maak; en 2) rapporteer uitstaande laste in ooreenstemming met AARP. Verder verwag die Kollege van alle lede van die gemeenskap en alle verkopers wat met die Kollege sake doen om hierdie beleid te volg. 

Die onderstaande prosedures het slegs betrekking op betalings aan verkopers. Vir bykomende prosedures wat verband hou met die volgende kategorieë, verwys asseblief na: 

    1. Reis- en Besigheidsvergoedingsprosedures
    2. Stipendprosedures
    3. Terugbetaling op Studenterekeninge-prosedures

II. Entiteite wat deur hierdie prosedures geraak word

Die onderstaande prosedures raak alle departemente en kantore van Hudson County Community College.

III. Definisies

Rekeninge betaalbaar is 'n tipe korttermynskuld wat tipies die bedrag verteenwoordig wat 'n organisasie aan sy verskaffers of verskaffers verskuldig is vir goedere en dienste wat op krediet aangekoop is. Die Kollege het verpligtinge teenoor verskaffers en verkopers om goedere en dienste aan te koop wat in die gewone loop van besigheid gebruik word. Die Rekeningkundige Betaalbare Departement (“AP-afdeling”) is verantwoordelik vir die ouditering en verwerking van fakture en die verifiëring van fakture namens die Kollege.

Die AP-afdeling voer die volgende pligte uit wat verband hou met hierdie doelwit:

    1. Faktuur kwitansie
    2. Elektroniese betalings
    3. Monitering van verskafferkrediete
    4. Hanteer betalingsnavrae van verkopers en die Kollege-gemeenskap
    5. Toesig oor dokumentpassing
    6. Verwerking van betalings
    7. Rekeningkundige stelsel koppelvlak
    8. Argiveer van dokumente en betalingsgeskiedenis

Aanspreeklikheid – Die AP-departement verseker dat alle aankope toepaslik gemagtig word voor die uitbetaling van betalings, dat fakture slegs een keer betaal word en dat Kollege se bates teen bedrog beskerm word. Verder verseker die AP-afdeling dat transaksies behoorlik gedokumenteer word vir ouditdoeleindes.

Akkuraatheid – Om beide die Kollege se uitstaande aanspreeklikhede en uitgawes behoorlik te rapporteer, teken die AP-afdeling verskafferdata in die koopbewysproses en algemene grootboekrekeninge aan.

E-CHEKS Transaksies – Elektroniese finansiële betalings aan werknemers gemaak in plaas van 'n tjek.

Begrotingskontrole – Die prosedure waardeur die Departement verseker dat die Kollege se finansiële verpligtinge en uitgawes nie hul onderskeie begrotings oorskry nie.

volledigheid – Spesifieke, nodige inligting oor alle ooreengekome goedere verskaf en dienste wat uitgevoer word om betaling toe te laat. Dit moet die volgende inligting insluit:

    1. Faktuurnommer en datum.
    2. Bestelling nommer.
    3. Ondernemer se naam, adres en ander pertinente kontakinligting.
    4. "Bill To" en "Ship To" adresse.
    5. Datum(s) van aflewering van goedere of dienste.
    6. 'n Gedetailleerde beskrywing van die goedere wat gekoop is of die dienste wat gelewer is, en die plek waar die goedere gelewer is of die dienste gelewer.

Aankoopbestelling (PO) – 'n Aankoopbestelling is 'n dokument wat deur die Kollege aan die verkoper uitgereik word wat tipes, hoeveelhede en ooreengekome pryse aandui vir produkte en/of dienste wat die verkoper sal verskaf.

tydigheid – Uitgawes gerapporteer vir goedere en dienste in die tydperk gelewer, om goedgekeurde fakture betyds te betaal (Netto 30), en om voordeel te trek uit enige toepaslike verkoperafslag. Om hierdie redes is die tydige aanbieding van 'n volledige faktuur aan die AP-afdeling van kritieke belang. Verkopers moet aangesê word om alle fakture direk aan die AP-afdeling te stuur en nie na die kampuskontak nie. Tydige sertifisering van ontvangs deur die ontvangende departement by die Kollege aan die AP-afdeling is van kritieke belang vir die proses om die AP-afdeling toe te laat om tydige betalings aan verkopers te maak.

Koopbewys - Die interne voorneme om 'n betaling aan 'n ondernemer te maak. Die koopbewys is 'n dokument wat deur die Kollege geproduseer word en aan 'n ondernemer uitgereik word nadat die faktuur ontvang is en by 'n aankoopbestelling en ontvangsdokumente pas. Goedgekeurde koopbewyse, wanneer dit verwerk word, word tjeks of E-CHECK betalings.

IV. Beleidsprosedures

Die onderstaande prosedures sal geïmplementeer word om aan die Kollege se Rekeninge-betaalbaar-beleid te voldoen en te verseker dat rekeninge-betaalbare bedrae korrek is; behoorlik, akkuraat en doeltreffend aangeteken; slegs een keer verwerk; en toepaslik gedokumenteer in finansiële state. Ten einde betalings te verwerk, moet alle fakture ingevolge die Kollege se prosedures goedgekeur word. Die Rekeningkundige Afdeling sal die volgende prosedures nakom:

1. Verkopers moet in die Kollega-portaalstelsel ingevoer word. 

2. Verkopers sal nie betaal word nie, tensy 'n voltooide W-9 in die Kollega-portaalstelsel ingevoer word, en 'n besluit deur die Raad goedgekeur word (indien nodig).

3. Fakture wat deur die AP-afdeling ontvang word, sal datumgestempel word.

4. Fakture moet direk by die AP-afdeling ingedien word. Indien 'n faktuur direk aan die ontvangende departement gestuur word, is die departement se verantwoordelikheid om die faktuur aan die AP-afdeling te stuur onmiddellik na hersiening en erkenning dat die goedere gelewer word soos verteenwoordig deur die ondernemer, en dat dienste in die faktuur uitgevoer is. Dit sal betaling binne terme vergemaklik en sal die risiko van misplaaste, verlore of gehoue ​​fakture wat vertragings in behoorlike boekhouding veroorsaak, verminder en hoër koste vir die Kollege vermy. Fakture moet nie in departementele kantore gehou word nie. 

5. Slegs gemagtigde personeel van die AP-afdeling mag by die Kollega-portaalstelsel aanmeld en fakture verwerk. 

6. Betaalbewyse moet ondersteun word met 'n oorspronklike faktuur, die Kollege gemagtigde aankoopbestelling en gedokumenteerde ontvangs van goedere en dienste. Die aankoopbestelling en die ontvangsdata sal deur HCCC-werknemers in Kollega ingevoer word. 

7. Die faktuur moet 'n gedetailleerde beskrywing bevat van die dienste gelewer of goedere verskaf, die datum(s) van aflewering van die goedere of dienste, en die HCCC-ligging waar die dienste gelewer is of goedere gelewer is. Betaling van fakture wat nie genoeg inligting het nie, kan vertraag word totdat alle vereiste inligting verskaf is. 

8. Indien die faktuur vir 'n gedeeltelike betaling is, moet die ondernemer die reëling duidelik op die faktuur of kontrak aandui. In hierdie situasies word van die verkoper verwag om dieselfde vlak van dokumentasie te verskaf, soos beskryf in IV.7 hierbo. 

9. Faktuurnommers word in die Kollega-portaalstelsel ingevoer presies soos verskaf deur die ondernemer. Wysiging van die faktuurnommer kan tot duplikaatverwerking lei. Wysiging is streng verbode, behalwe soos toegelaat deur die AP-afdeling.

10. Invoer van die faktuurinligting is volledig, akkuraat en geldig.

11. Alle goedere en dienste moet deur die departement in die Kollega-portaalstelsel ontvang word. Vir dienste en goedere wat direk na die bestelafdeling gestuur word, is die besteldepartement se verantwoordelikheid om die AP-afdeling in kennis te stel dat die dienste of goedere bevredigend ontvang en in die stelsel aanvaar is vir die betalingsproses. 

12. Verskille tussen die aankoopbestelling en die faktuur sal gemerk, nagevors en opgelos word voordat betalings verwerk word. Verskille sluit in, maar is nie beperk nie tot, verskillende verkopernaam, hoeveelheid teenstrydigheid of dollar teenstrydigheid. 

13. Verkoopsbelasting moet nie op enige faktuur ingesluit word nie, want die Kollege is 'n belastingvrye entiteit. Die AP-afdeling sal dokumentasie aan die ondernemer verskaf om die belastingvrystellingstatus te ondersteun, insluitend 'n verkoopsbelastingvrystellingsnommer en -sertifikaat, indien nodig. 

14. Alle aankope van kapitaalbates word deur die AP-afdeling verwerk. 

15. Die AP-afdeling sal alle goedgekeurde betalings na die rekordadres pos. Enige betalings wat spesiale hantering behels, soos oornagverskepings of persoonlike afhaal, vereis voorafgoedkeuring. Die gebruik van oornagversending en haastige verwerking van betalings sal beperk word tot noodsituasies. 

16. Die AP-afdeling verwerk tjeks en maak twee keer per week betalings. AP Departement Tjek en E-CHECK betalings word op alternatiewe dae verwerk. 

17. Studente-terugbetalings word in die Beurskantoor verwerk, en tjeks word een keer per week deur die TP-afdeling uitgereik.

18. Tjekversoekbetaling, soos volg, moet gebruik word wanneer ander vorme van betaling (bv. aankoopbestelling en kleinkasbewys) nie van toepassing is nie. Enige bestelling vir aankoop van goedere moet deur die Aankope-afdeling verwerk word.   

19. Ontbrekende, duplikaat- en lang uitstaande tjeks sal ondersoek word voordat nog 'n tjek uitgereik word. Die AP-afdelingsbeampte sal alle tjekaanpassings in die Kollega-stelsel verwerk nadat alle ondersoeke afgehandel is.

20. Positiewe betaaldata word na elke tjekbetalingsgroep na die bank oorgedra.

21. Enige vrae rakende hierdie beleid moet aan die AP Departement Beampte gerig word. Vrae kan elektronies gestuur word aan Rekeninge betaalbaar by apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Alternatiewelik kan die AP-afdelingsbeampte by (201) 360-4055 gekontak word.

Goedgekeur deur die Kabinet: Julie 2021
Verwante Raadsbeleid: Rekeningkunde, Rekeninge betaalbaar

Terug te keer na Policies and Procedures